Use Case ECM / DMS
Nahtlose Migration & Modernisierung DMS
Erfahren Sie mehr über die DMS Migration bei Dachser SE & Co. KG in diesem Artikel.
Projekt-Anforderungen und Ziele
Zur Sicherstellung der Compliance benötigte Dachser ein hochverfügbares DMS. Diese Anforderung ließ sich jedoch mit der 1996/1997 eingeführten Lösung InfoStore, heute Comarch ECM iS, aus technischen Gründen nicht realisieren.
Darüber hinaus standen aktuelle Aufgaben – wie die Umsetzung gesetzlicher Vorgaben in den USA – auf der Agenda: Dort sollte im Rahmen einer Journaling-Anbindung für Lotus Notes jede Mail festgehalten werden, damit Behörden und Gerichte jederzeit auf die Inhalte zugreifen können.
Dachser benötigte für die Projekte einen Partner mit fundierten SAP-, Lotus Notes- und IBM i-Kenntnissen, der die Umsetzung im laufenden Betrieb vornehmen konnte und wurde bei der eks informatik gmbh fündig.
Kundenumfeld
Das Transport- und Logistikunternehmen Dachser zählt mit rund 29.000 Mitarbeitern und 6,1 Milliarden Euro Umsatz zu den führenden Anbietern Europas. Am Hauptsitz in Kempten im Allgäu werden jährlich über 75 Millionen Belege aus nationalen und internationalen Quellen in ein DMS-Archiv überführt und allen berechtigten Anwendern, Partnern, Kunden sowie angeschlossenen Systemen wieder zur Verfügung gestellt – und das rund um die Uhr.
IT-Umgebung des Kunden
Dachser setzt auf IBM i-Technologie sowie SAP und Lotus Notes/Domino. Darüber hinaus kommt eine Reihe eigenentwickelter Anwendungen zum Einsatz: „DOMINO“ deckt alle Speditionsabläufe ab, die Lagermanagement-Software „MIKADO“ ist für sämtliche Prozesse in den Warehouse-Zentren verantwortlich und mit „OTHELLO“ integriert Dachser sämtliche Luft- und Seefrachtsendungen in ein einheitliches System. Als DMS wurde vor über 20 Jahren InfoStore eingeführt und eng mit den genannten Systemen verzahnt.
Die 5 wichtigsten Stichworte
Sicherstellung der Compliance durch neues DMS LDOX.InfoShare
Umsetzung
Gemeinsam wurde zunächst LDOX.InfoShare als neues DMS implementiert, produktiv geschaltet und parallel zu Comarch ECM iS betrieben. Anschließend erfolgte die Migration der Daten vom alten ins neue System inklusive der Übernahme sämtlicher Archivierungsprozesse. Dazu musste in jeder Anwendung überprüft werden, ob diese in irgendeiner Weise auf das DMS zugreifen.
Aufgrund der tiefen Verzahnung der bisherigen Archiv-Anwendung in alle anderen Systeme – sowohl der Dachser-eigenen wie auch von SAP – gestaltete sich diese Aufgabe alles andere als trivial. Im Rahmen der Migration mussten nicht nur einfache Links auf das neue DMS gesetzt, sondern teilweise auch die Anwendungen selber angepasst werden.
Einen Sonderfall stellte zudem SAP dar, welches nur eigene Archiv-Schnittstellen kennt. Den Zugriff auf die neue Anwendung wurde in diesem Fall über dazwischengeschaltete Webservices bzw. eigene Programme von eks umgesetzt.
Projektergebnis
Der Rollout des neuen DMS wurde innerhalb weniger Monate erfolgreich umgesetzt. Beide Systeme laufen bis zum Abschluss der Migration im Parallelbetrieb, bereits umgestellte Prozesse greifen aber bereits nur noch auf LDOX.InfoShare zu. Die in den USA geforderte Journaling-Anbindung wurde ebenfalls kurzfristig realisiert.
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