LDOX.DMS
Verfahrensdokumentation zur GoBD-konformen Eingangsrechnungsverarbeitung
Anforderungen und Umsetzung mit DMS/ECM-Systemen
Die Digitalisierung von Geschäftsprozessen ist längst keine Option mehr, sondern ein Muss – insbesondere bei der Verarbeitung von Eingangsrechnungen. Dabei sind Unternehmen verpflichtet, die Vorschriften der Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff (GoBD) in Deutschland einzuhalten. In der Schweiz (Geschäftsbücherverordnung – GeBüV) und in Österreich (Bundesabgabenordnung – BAO) gibt es ähnliche Regelungen.
Ein zentraler Bestandteil dabei ist die Verfahrensdokumentation, die den gesamten Prozess transparent und nachvollziehbar beschreibt. Doch wie gelingt eine GoBD-konforme Eingangsrechnungsverarbeitung, und welche Rolle spielen DMS- bzw. ECM-Systeme?
In diesem Blogartikel erläutern wir die rechtlichen Anforderungen, zeigen die Schritte zur Erstellung einer Verfahrensdokumentation auf und erklären, wie ein DMS/ECM-System Unternehmen unterstützt.
Rechtliche Anforderungen an die Verfahrensdokumentation gemäß GoBD
Die GoBD fordert von Unternehmen, dass die Ordnungsmäßigkeit elektronischer Prozesse und deren Ergebnisse jederzeit überprüfbar sind. Eine Verfahrensdokumentation ist dafür unerlässlich und dient als Nachweis über die Einhaltung der steuerrechtlichen Vorgaben.
Wesentliche Punkte, die eine Verfahrensdokumentation abdecken muss, sind:
Beschreibung des Prozesses
Vom Rechnungseingang über die Digitalisierung bis hin zur Archivierung.
Rollen und Verantwortlichkeiten
Wer ist für welchen Schritt verantwortlich?
Technische Infrastruktur
Prüfbarkeit und Nachvollziehbarkeit
Sicherstellung der Unveränderbarkeit
Die Verfahrensdokumentation muss jederzeit aktuell und auf Anfrage, z. B. durch die Finanzbehörden, vorgelegt werden können.
Schritte zur Erstellung einer Verfahrensdokumentation
Die Erstellung einer Verfahrensdokumentation mag auf den ersten Blick komplex erscheinen. Mit einer klaren Struktur und Methodik lässt sie sich jedoch effizient umsetzen.
Analyse der bestehenden Prozesse
Zunächst ist eine Bestandsaufnahme notwendig. Unternehmen sollten alle Schritte vom Rechnungseingang bis zur Archivierung genau dokumentieren. Wichtig sind dabei:- Eingangswege (Post, E-Mail, elektronische Rechnungsformate wie ZUGFeRD oder XRechnung)
- Bearbeitungs- und Freigabeprozesse
- Archivierungssysteme
Festlegung der Verantwortlichkeiten
Werden die Prozesse intern oder extern durchgeführt? Für jeden Schritt sollten klare Verantwortlichkeiten definiert werden, um eine lückenlose Nachvollziehbarkeit zu gewährleisten.
Dokumentation der technischen Infrastruktur
Die eingesetzten DMS- oder ECM-Systeme müssen detailliert beschrieben werden, einschließlich:
- Softwareversionen
- Sicherheitsmaßnahmen (z. B. Zugriffsbeschränkungen, Verschlüsselung)
- Mechanismen zur Sicherstellung der Unveränderbarkeit der Daten
Prozessbeschreibung und Visualisierung
Eine klare, textuelle Beschreibung aller Abläufe ist essenziell. Ergänzend sollten Prozesse in Flussdiagrammen oder ähnlichen Darstellungen visualisiert werden, um sie für Prüfer leicht verständlich zu machen.
Regelmäßige Aktualisierung
Die Verfahrensdokumentation ist kein einmaliger Akt. Änderungen im Prozess oder den eingesetzten Systemen müssen zeitnah dokumentiert werden, um die GoBD-Konformität zu wahren.Die Rolle von DMS/ECM-Systemen bei der GoBD-konformen Verarbeitung
Moderne Dokumentenmanagement- und Enterprise-Content-Management-Systeme (DMS/ECM) spielen eine Schlüsselrolle bei der Umsetzung der GoBD-Anforderungen. Sie unterstützen Unternehmen dabei, ihre Eingangsrechnungsverarbeitung effizient, sicher und rechtskonform zu gestalten.
Automatisierung und Prozessoptimierung
Einhaltung der Unveränderbarkeit
Ein DMS sorgt dafür, dass Dokumente revisionssicher archiviert werden. Einmal gespeicherte Rechnungen können nicht unbemerkt verändert oder gelöscht werden, was den GoBD-Anforderungen entspricht.
Transparenz und Nachvollziehbarkeit
Alle Bearbeitungsschritte, von der Erfassung über die Freigabe bis zur Archivierung, werden lückenlos protokolliert. Die integrierte Versionierung ermöglicht es, Änderungen zu dokumentieren und nachvollziehbar zu machen.
Einfache Bereitstellung für Prüfungen
DMS/ECM-Systeme bieten Such- und Exportfunktionen, mit denen relevante Dokumente und Verfahrensbeschreibungen schnell und vollständig bereitgestellt werden können – ein entscheidender Vorteil bei Betriebsprüfungen.
DMS Beratung anfordern
Lassen Sie sich kostenlos beraten, wie Sie mit dem DMS/ECM-System die GoBD-Anforderungen umsetzen.
Rechnungseingangsverarbeitung
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