Unterschied DMS ECM

Setzen Sie ein DMS oder ECM ein? Oder gar beides …?

Was der Unterschied ist und wo welches System eingesetzt wird, erfahren Sie in diesem Blogartikel.

Die Definition

DMS – Dokumenten Management System

Ein Dokumentenmanagementsystem soll die Erstellung, Bearbeitung, intelligente Verteilung, die Ein- und Ausgabe, die revisionssichere Archivierung sowie die Suche nach Dokumenten abdecken.

 

ECM – Enterprise-Content-Management-System

Ein ECM ist ein System, das für Unternehmen die umfassende Erfassung, Zusammenführung, Verwaltung, Archivierung und Bearbeitung sämtlicher Unternehmensinformationen ermöglichen soll. Kurz gesagt, alles was es an Content (Dokumente, Daten, Informationen) gibt, sollte im Optimalfall in einem ECM zusammenlaufen.

Das ist der Unterschied

Die Definitionen sind somit im Kern recht ähnlich, wobei es sich bei einem Dokumentenmanagementsystem mehr um das Thema Dokumente im klassischen Sinne handelt (Rechnungen, Lieferscheine, Verträge…). Das ECM hat genau den gleichen Schwerpunkt, allerdings lässt der Begriff „Content“ auch die Verwaltung von Daten, Informationen, Bildern zu, die im klassischen DMS-Begriff nicht berücksichtigt wurden. Genauer betrachtet ist ein DMS Bestandteil eines ECM und Baustein einer ECM-Strategie

Auch spielt der Portal-Gedanke bei einem ECM eine wesentlich wichtigere Rolle als bei einem DMS. Dieser Portal Gedanke beinhaltet, dass interne sowie auch externe Nutzer auf den Ihnen freigegebenen Content selbstständig zugreifen können.

Das DMS als Bestandteil eines ECM

Die gute Nachricht für Unternehmen mit einem DMS

In der Regel besitzen die meisten Dokumentenmanagementsysteme auch alle Funktionen, die ein ECM-System vorweisen kann. Sollten Sie das Comarch ECM iS InfoStore, das Kendox InfoShare oder das LDOX.ECM im Einsatz haben, haben Sie ein DMS bzw. ECM in einer Anwendung.

Der maßgebliche Unterschied liegt vielmehr in der Nutzung, Planung und Wahrnehmung im Unternehmen.

Wird eine Software rein zur Archivierung und zur Suche von Dokumenten genutzt, spricht man mehr von einem DMS (oder auch von einem digitalen Archiv). Wird die Software umfangreicher verwendet und an andere Daten- und Informationsquellen angebunden, so ist der Begriff des Enterprise-Content-Management-System bereits geläufiger.

Einsatzgebiet DMS

Zielsetzung

Alle Dokumente in einem Unternehmen werden zentral im Dokumentenmanagementsystem abgelegt und können dort gesucht, gefunden und verwaltet werden.

Typische Verwendung

  • PRevisionssichere Archivierung von Dokumenten
  • PZentrale Ablage und Suche von Dokumenten
  • PBearbeitung, Versionierung und Verwaltung von Dokumenten
  • PSuche und Anzeige von Dokumenten
  • PDokumenten-Workflows (z.B. Eingangsrechnungsworkflow)
  • PDigitale Akten

Einsatzgebiet ECM

Zielsetzung

Jeglicher Content in einem Unternehmen wird zentral in einem ECM abgelegt und kann dort gesucht, gefunden und verwaltet um weitere Daten und Informationen angereichert werden.

Typische Verwendung

  • PSammeln von Content und Informationen aus verschiedenen Datenquellen
  • PVerknüpfung von Content und Informationen aus verschiedenen Datenquellen
  • PVerteilung von Content und Informationen an verschiedene Datenquellen
  • PBereitstellung von Content und Informationen für unternehmensinterne & externe Benutzer

Zusammenfassung

Die Einsatzgebiete sind recht ähnlich. Das DMS wird aber in der Regel als digitales, revisionssicheres Archiv und Dokumentenaufbewahrungsort wahrgenommen. Ein ECM wird vielmehr als „Informations- und Verteilungszentrale“.

Im Kern lösen beide „Anwendungsbegriffe“ die gleiche Aufgabenstellung: Suchen, finden und verteilen von Informationen.