LDOX – Living Documents

SoftWORM Speicher

Revisionssichere Archivierung über beliebige Speicherumgebungen

Was ist ein SoftWORM-Speicher?

Revisionssichere Archivierung über beliebige Speicherumgebungen

In der digitalen Dokumentenverwaltung spielt die revisionssichere Speicherung eine zentrale Rolle.

Einerseits wird die Revisionssicherheit durch ein DMS / ECM System sichergestellt. Andererseits bestehen viele Wirtschaftsprüfer auch darauf, dass zusätzlich der Speicher eine Unveränderbarkeit von Dokumenten sicherstellt. Hier kommen sogenannte WORM-Speicher (Write Once, Read Many) zur Anwendung.

Zunehmend setzen sich in der Praxis sogenannte SoftWORM-Speicher durch. Diese innovative Technologie ermöglicht es, Daten auf bestehenden Speichersystemen unveränderlich und rechtssicher zu speichern – ohne zusätzliche Hardware-Anschaffungen.

Was ist ein SoftWORM-Speicher?

Ein SoftWORM-Speicher stellt sicher, dass einmal gespeicherte Daten innerhalb eines definierten Zeitraums nicht mehr geändert oder gelöscht werden können.

Im Gegensatz zu traditionellen WORM-Speichermedien (z. B. spezialisierte Hardware-Systeme) basiert SoftWORM auf einer softwaregesteuerten Lösung. Das bedeutet: Jede beliebige Speicherumgebung kann in ein unveränderliches Archiv umgewandelt werden.

Technische Umsetzung von SoftWORM

SoftWORM-Lösungen setzen auf softwarebasierte Mechanismen, um Speicherbereiche mit WORM-Funktionalität auszustatten. Die technische Umsetzung erfolgt in mehreren Schritten:

1. WORM-Attribut setzen

Sobald eine Datei auf das SoftWORM-gesicherte Volume geschrieben wird, erhält sie ein spezielles WORM-Attribut. Dieses sorgt dafür, dass die Datei innerhalb der definierten Aufbewahrungszeit nicht mehr verändert oder gelöscht werden kann.

2. Dateisystem-Ebene

SoftWORM integriert sich direkt in das Dateisystem und setzt Policies, die das Löschen oder Ändern von Dateien verhindern.

3. Zugriffssteuerung

Über ACLs (Access Control Lists) und rollenbasierte Berechtigungen wird sichergestellt, dass nur autorisierte Nutzer auf die Daten zugreifen können.

4. Retention Management

Die Aufbewahrungsfrist wird entweder manuell oder automatisch anhand von Compliance-Anforderungen definiert. Nach Ablauf dieser Frist kann die Datei entweder manuell freigegeben oder automatisch gelöscht werden.

5. Manipulationsschutz

Selbst mit Administratorrechten können Dateien nicht vor Ablauf der Aufbewahrungsfrist gelöscht oder verändert werden, was den Schutz vor internen und externen Manipulationen erhöht.

Warum ist SoftWORM-Speicherung für DMS- und ECM-Systeme wichtig?

Moderne Dokumentenmanagement- (DMS) und Enterprise Content Management (ECM)-Systeme müssen zahlreiche rechtliche Anforderungen erfüllen.

Gesetzliche Vorgaben wie die GoBD verlangen eine unveränderliche Archivierung geschäftsrelevanter Dokumente.

Ein DMS oder ECM verwaltet Dokumente und deren Metadaten und stellt eine Unveränderbarkeit im System sicher, kann aber nicht den Speicherort der Dokumente unveränderbar absichern. Genau hier greift eine SoftWORM-Lösung wie FileLock ein:



Revisionssichere Speicherung

Dokumente können auch nicht mehr auf dem Speicher manipuliert oder vor Ablauf der Aufbewahrungsfrist gelöscht werden.



Flexibel einsetzbar

Keine spezielle Hardware notwendig, sondern softwarebasierte Sicherung bestehender Speichersysteme.



Nahtlose Integration

SoftWORM kann problemlos in bestehende DMS- und ECM-Lösungen eingebunden werden.

SoftWORM mit FileLock:

Die perfekte Ergänzung für Ihr DMS/ECM

Mit FileLock bieten wir eine leistungsstarke SoftWORM-Lösung, die Ihre bestehenden Speichersysteme in einen revisionssicheren Speicher verwandelt.

Die Vorteile auf einen Blick:

Z

Kompatibel mit allen gängigen Speichertechnologien

NAS, SAN, Cloud, lokale Festplatten

Z

Automatische WORM-Sicherung

für alle gespeicherten Dokumente

Z

Rechtskonforme Archivierung

nach gesetzlichen Vorgaben

Z

Schutz

vor unberechtigtem Zugriff und Datenmanipulation

Zertifiziert

Die Software FileLock für die elektronische Datenarchivierung gemäß gesetzlicher Vorgaben wurde von KPMG geprüft und nach den Grundsätzen ordnungsgemäßer Buchführung zertifiziert. Gerne stellen wir Ihnen das entsprechende Zertifikat zur Prüfung zur Verfügung.

Haben Sie Fragen?

Möchten Sie mehr darüber erfahren, wie Sie Ihr DMS/ECM mit einer SoftWORM-Lösung wie FileLock erweitern können? Kontaktieren Sie uns jetzt und lassen Sie sich beraten!

Kontakt aufnehmen