SAP und Archivierung

Warum man SAP Dokumente auch archivieren sollte.

Erfahren Sie mehr über die Datenarchivierung für SAP ERP© in diesem Beitrag.

Warum SAP-Dokumente archivieren?

SAP ist vom ERP Markt nicht nur nicht wegzudenken, sondern steht schon fast symbolisch für ihn.

Doch oftmals wird bei der Einführung und im Betrieb der allmächtigen SAP-Anwendung etwas Wichtiges vergessen: Eine rechtskonforme Dokumentenarchivierung der in SAP erzeugten Dokumente.

Eine revisionssichere, digitale Archivierung von Belegen wird durch SAP nicht sichergestellt. Wer also mit SAP auf Papier-Archive verzichten will, sollte sich diesen Beitrag genau durchlesen.

Revisionssicherheit

Laut der GoBD (Grundsätze zur ordnungsgemäßen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff) und weiteren gesetzlichen Vorgaben müssen relevante Dokumente und Belege revisionssicher und unveränderbar abgelegt und archiviert werden.

So ist es auch bei in SAP erzeugten Belegen wie zum Beispiel Rechnungen. Es reicht nicht einfach aus, die gleiche Rechnung immer wieder aus SAP neu drucken zu können. Will man eine Rechnung digital und revisionssicher abspeichern, so muss die Originalrechnung nach der Erstellung unveränderbar archiviert werden. Am besten in einem DMS (Dokumenten Management System).

eks illustrationen - Eingangsrechnungsworkflow

Anbindung SAP an DMS

In der Regel ist in SAP kein revisionssicheres DMS standardmäßig und exklusiv integriert. Somit spielt es auch weniger eine Rolle welches DMS an SAP angebunden wird, sondern lediglich, dass ein DMS für die revisionssichere Archivierung angebunden wird. Über einen Connector wird SAP und das DMS über die SAP ArchiveLink Schnittstelle verbunden.

SAP-Archivierung – passendes DMS / ECM

Die beiden Dokumentenmanagementsysteme Kendox InfoShare und Comarch ECM iS „InfoStore“ lassen sich perfekt über den LDOX.SAP® ERP Solutions Connector an SAP anbinden und sorgen für eine reibungslose Archivierung von SAP-Eingangs- und Ausgangsdokumenten sowie Drucklisten und Reorganisationsobjekten. Alle archivierten Belege können anschließend wieder mit SAP GUI Standardfunktionen angezeigt werden.