DMS / ECM

Revisionssicheres papierloses Archivieren

Was versteht man genau unter Revisionssicherheit? Und können die Papierdokumente im Anschluss wirklich entsorgt werden? Erfahren Sie mehr in diesem Beitrag.

Digitales Archiv

Warum Sie Ihre Papierdokumente abschaffen sollten

Papierdokumente brauchen nicht nur Platz, sondern sind natürlich in der Verwaltung wesentlich aufwendiger als ein PDF File auf dem Computer. Suche ich nach dem PDF, finde ich es sofort. Suche ich nach dem Papierbeleg, braucht es etwas Zeit, um den richtigen Ordner, den richtigen Reiter und dann das richtige Dokument zu finden. Durch ein DMS / ECM System haben Sie die Möglichkeit, noch schneller und strukturierter Dokumente abzulegen und auffindbar zu machen. Das wichtigste bei der Abschaffung der Papierdokumente ist aber nicht nur ein DMS / ECM zu nutzen, sondern dieses auch revisionssicher zu gestalten.

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Was bedeutet Revisionssicherheit beim papierlosen Archivieren genau?

Dokumente gelten als „revisionssicher“, wenn sie vor nachträglichen Änderungen geschützt sind. Der Beleg „belegt“ einen Geschäftsvorfall. Somit dient ein Beleg grundsätzlich als Nachweis für einen bestimmten geschäftlichen Vorgang. Ist Ihr digitales Archiv / DMS / ECM System revisionssicher, können Sie die Papierbelege vernichten – die digital gespeicherten Belege reichen für die Auskunft bei Prüfungen aus.

Welche Anforderungen Ihr Archiv z.B. in Deutschland konkret erfüllen muss, regeln die „Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff“ kurz „GoBD„. Österreich lehnt sich in weiten Teilen an diese Regelung an. In der Schweiz gibt es mit der GeBüV (Geschäftsbücherverordnung) ebenfalls eine ähnliche Regelung, die auch wie die GoBD grundsätzlich auf die folgenden Punkte setzt:

Vollständigkeit

Um die gesetzlichen Anforderungen zu erfüllen, müssen Belege und Dokumente sämtliche Daten enthalten, die für die entsprechende Belegart relevant sind.

Fälschungssicherheit

Unternehmen müssen ihre Belege digital so erstellen und abspeichern, dass diese nicht mehr verändert werden können. Sobald Belege an Externe offiziell herausgegeben werden, dürfen diese nicht weiter verändert werden.

Wahrheitsmäßigkeit

Externe Dokumente und Belege dürfen bei der Erfassung nicht verändert werden.

Nachvollziehbarkeit

Speziell dieser Punkt ist für das papierlose Archivieren wichtig.

Eine Pflicht zur Aufzeichnung von einzelnen Sachverhalten sorgt für die Nachvollziehbarkeit der entsprechenden Dokumente. Daher müssen Unternehmen genau dokumentieren, wie sie die Vorgaben der GoBD bei der Digitalisierung umgesetzt haben. Die Dokumentation muss so abgefasst werden, dass ein außenstehender Dritter sie ohne großen Zeitaufwand gut nachvollziehen kann. Auch die Dokumentation muss über mehrere Jahre hinweg archiviert werden.

Verfahrensdokumentation bzw. Nachweis

Ein revisionssicheres digitales Archiv / DMS / ECM gilt erst dann revisionssicher, wenn dies über eine detaillierte rechtskonforme Verfahrensdokumentation festgehalten wird.

Welche Belege können revisionssicher und papierlos archiviert werden?

Der Beleg „belegt“ einen Geschäftsvorfall. Somit dient ein Beleg grundsätzlich als Nachweis für einen bestimmten geschäftlichen Vorgang. Der Beleg stellt einen Beweis dafür, dass eine bestimmte Buchung in Form einer Einnahme oder einer Ausgabe tatsächlich stattgefunden hat und buchhalterisch erfasst wurde. Der Inhalt des Belegs gibt dabei Auskunft über den Anlass des Buchungsvorgangs. Als Beleg für Zahlungen gelten zum Beispiel die folgenden Unterlagen: