Digitaler Workflow
Rechnungsfreigabeprozess –
Wesentliche Anforderungen
Sie möchten den Freigabeprozess für Eingangsrechnungen in Ihrem Unternehmen digitalisieren und suchen nach der passenden Softwarelösung? In diesem Beitrag erfahren Sie, welche wesentlichen Anforderungen eine solche Lösung erfüllen muss, um einen vollständig digitalen Prozess zu gewährleisten.
Erfassung
von Papierrechnungen
Verarbeitung
von E-Mail- und E-Invoice-Rechnungen
Revisionssicheres Archivieren
der Rechnungen
Auslesen, Abgleich und Freigabe
der Rechnungen
Automatische Kontierung
und Übermittlung an weitere Systeme
Der digitale Freigabeprozess
In der heutigen digitalen Welt ist ein effizienter und digitaler Eingangsrechnungsfreigabeprozess für Unternehmen unerlässlich. Ein solcher Workflow optimiert nicht nur die Abläufe im Unternehmen, sondern spart auch Zeit und Ressourcen.
Wir unterscheiden bei Eingangsrechnungsfreigabeprozessen zwischen verschiedenen Ausbaustufen. In diesem Beitrag sehen wir uns die Ausbaustufe 4, also den maximalen Digitalisierungsgrad an.
Erfassung von Papierrechnungen
Trotz der zunehmenden Digitalisierung erhalten viele Unternehmen weiterhin Papierrechnungen. Ein digitaler Eingangsrechnungsworkflow muss daher die Möglichkeit bieten, diese Rechnungen schnell und präzise zu erfassen.
Eine einzelne Rechnung zu scannen ist noch keine Herausforderung. Müssen aber Massen an Papierrechnungen verarbeitet werden, braucht es spezielle Lösungen. Erfahren Sie, wie Sie die Massenverarbeitung von Papierrechnungen sicherstellen können.
Verarbeitung von E-Mail-Rechnungen
Viele Rechnungen erhalten Unternehmen heutzutage per E-Mail z.B. als PDF. Eine Freigabesoftware-Lösung sollte in der Lage sein, Rechnungen aus einem E-Mail-Postfach automatisch zu extrahieren und zu verarbeiten. Dies reduziert den manuellen Aufwand und beschleunigt die Verarbeitung erheblich.
Verarbeitung von E-Invoice
Auch rein elektronische Rechnungsformate erfreuen sich zunehmender Beliebtheit, insbesondere Formate wie XRechnung oder ebInterface müssen übersichtlich und verständlich dargestellt werden.
Ein guter Workflow bietet eine visuelle Aufbereitung dieser Daten, sodass die Informationen leicht überprüft und bearbeitet werden können.
Revisionssicheres Archivieren der Rechnungen
Ein weiterer entscheidender Aspekt bei der Digitalisierung des Rechnungsfreigabeprozesses ist die revisionssichere Archivierung der Rechnungen in einem Enterprise Content Management (ECM) System. Die revisionssichere Archivierung gewährleistet, dass alle Dokumente unverändert, vollständig und jederzeit nachvollziehbar aufbewahrt werden.
Dies ist nicht nur aus rechtlichen Gründen erforderlich, sondern bietet auch zahlreiche betriebliche Vorteile: Sie erleichtert den Zugriff auf wichtige Unterlagen, optimiert die Dokumentenverwaltung und verbessert die Transparenz und Nachvollziehbarkeit aller Geschäftsprozesse. Darüber hinaus schützt sie Ihr Unternehmen vor potenziellen rechtlichen Risiken und Audits, indem sie sicherstellt, dass alle Dokumentationsanforderungen gemäß den geltenden Vorschriften erfüllt werden.
Auslesen und Abgleich von Rechnungen
In einem nächsten Schritt sollten die Daten der Rechnung automatisch ausgelesen und verarbeitet werden können. Hierzu wird in der Regel eine OCR-Software eingesetzt.
Ein voll digitalisierter Prozess setzt auch im gleichen Zug auf den Abgleich der Rechnungsdaten mit Bestellungen und Lieferungen und überprüft so anhand vorhandener Daten bereits die Legitimität einer Rechnung.
OCR Datenerfassung
AUSLESEN, INTERPRETIEREN, PRÜFEN, NUTZEN
Erfahren Sie mehr über die Einsatzmöglichkeiten sowie die Vorteile des Einsatzes einer OCR Software
Freigabeprozesse
Ein digitaler Eingangsrechnungsworkflow sollte einen integrierten Freigabeprozess bieten. Rechnungen sollen anhand eines definierten Ablaufs durch die relevanten Personen oder Abteilungen geprüft und genehmigt werden, bevor sie weiterverarbeitet werden.
Wichtig dabei ist, dass Freigaben entsprechend festgehalten und dokumentiert werden.
Automatische Kontierung
Die automatische Kontierung von Rechnungen spart Zeit und reduziert die Fehlerquote. Durch den Abgleich gegen Bestelldaten und eine Anbindung an die FiBu-Anwendung wird so direkt die Buchung während des Freigabeprozesses erfasst und kontrolliert.
Übermittlung der Daten an weitere Systeme
Dies gewährleistet eine reibungslose Integration in die bestehende IT-Infrastruktur des Unternehmens.
Mit einem digitalen Freigabeprozess starten
Ein umfassender digitaler Eingangsrechnungsworkflow bietet all diese Funktionen und stellt sicher, dass Ihr Unternehmen effizient und fehlerfrei arbeiten kann. Mit der richtigen Lösung können Sie den gesamten Prozess von der Rechnungserfassung bis zur Buchung automatisieren und optimieren.
Mit unseren LDOX-Lösungen können Sie genau diese Punkte abbilden. Wie Sie einen Freigabeprozess in Ihrem Unternehmen einführen, erfahren Sie in diesem Beitrag.
Freigabeprozess einführen
Mit unseren LDOX-Lösungen können Sie genau diese Punkte abbilden. Wie Sie einen Freigabeprozess in Ihrem Unternehmen einführen, erfahren Sie in diesem Beitrag.
