LDOX.ECM / Workflows
Purchase-to-Pay Freigabeprozesse & Möglichkeiten
Die Einführung von Purchase-to-Pay Prozessen werden immer beliebter. Auch über LDOX können Sie Purchase-to-Pay Prozesse abbilden.
Vom Beschaffungs- bis zum Zahlungsprozess
Was ist Purchase-to-Pay?
Unter dem Purchase-to-Pay Prozess versteht man den gesamten Prozess von der Bedarfsanforderung bis hin zur Begleichung der zugehörenden Rechnung.
Einerseits geht es im Prozess darum, Daten möglichst digital zu verarbeiten sowie Anforderungs- und Freigabeworkflows abzubilden. Andererseits sollen die anfallenden Dokumente und Abläufe zum Prozess revisionssicher und nachvollziehbar abgelegt und verbunden werden.
Mit LDOX können Sie den gesamten Prozess in einem System abbilden und so Prozesse und Informationen zentralisieren.
LDOX bietet dabei den Vorteil, neben EDI Nachrichten auch klassische Papier- oder digitale Dokumente automatisiert verarbeiten zu können.
Auf dieser Abbildung finden Sie einen typischen Beschaffungs- bzw. Bezahlungsprozess in einem Unternehmen.
Durch die uneinheitliche Nutzung von Kommunikationskanälen und den Einsatz unterschiedlicher Softwarelösungen in den Unternehmensbereichen (ERP, FiBu, WaWi…) entstehen Datenlücken.
LDOX ist das Bindeglied zwischen den verschiedenen Lösungen und Prozessschritten und sorgt für die revisionssichere Archivierung aller relevanten Daten.
Über LDOX bilden Sie sowohl die Freigabeworkflows, den Datenaustausch mit den Drittsystemen als auch die Archivierung ab.
Beispielgrafik für eine Purchase-to-Pay Lösung über LDOX.
Für welche Unternehmen eignet sich Purchase-to-Pay?
Ein Purchase-to-Pay eignet sich vor allem für Unternehmen, bei denen viele Personen bzw. Abteilungen bei der Beschaffung und der Rechnungsfreigabe involviert sind, eine hohe Menge an Beschaffungen vorgenommen wird und in denen eine Vielzahl an Rechnungen empfangen und verarbeitet werden müssen.
Individuell oder Standard?
Wir werden oft gefragt, ob es einen Standard für einen Purchase-to-Pay gibt.
Nein – jedes Unternehmen hat andere Voraussetzungen und Anforderungen an einen Purchase-to-Pay Prozess. Über unsere LDOX Anwendungen konfigurieren wir Ihren Purchase-to-Pay Prozess nach Maß und binden Ihre vorhandenen Anwendungen an.
Vorteile von Purchase-to-Pay über LDOX
- PArchivierung aller prozessrelevanten Dokumente und Informationen
- PZentrale Verwaltung aller Freigabeprozesse
- PKeine Medienbrüche für den Benutzer (LDOX) durch den Einsatz eines Systems für alle Workflowprozesse
- PAktuelle Daten durch Informationsaustausch zwischen den Systemen und dadurch einsehbar für die involvierten Mitarbeiter
- PVerkürzung von Durchlaufzeiten durch digitale Prozesse und Anbindungen weiterer Softwarelösungen
Arbeitsschritte beim Purchase-to-Pay Prozess
Welche Arbeitsschritte können Sie über LDOX abbilden?
Bedarfsanforderungen
Alles beginnt mit einem Bedarf. Über einen Anforderungsworkflow beantragen Sie bei Ihrer Führungskraft oder direkt beim Einkauf die Beschaffung eines bestimmten Gutes.
Dieser Workflow erfolgt über Ihre LDOX Anwendung.
Prüfung & Freigabe
Der Einkauf fordert Angebote an, erstellt die Bestellung in Ihrem ERP System und sendet sie an den Lieferanten.
Dabei können bei Bedarf alle Dokumente (Angebote, Bestellungen) direkt zum Prozess archiviert werden.
Bestellung
Der Lieferant sendet die Auftragsbestätigung zu. Diese kann ebenfalls direkt zum Prozess archiviert werden. Ebenso können Daten wie das voraussichtliche Lieferdatum oder andere Informationen erfasst werden.
Wenn gewünscht, können Berechtigte (wie z.B. der Bedarfsersteller) auf diese Informationen in LDOX Einsicht nehmen oder über die erfolgte Bestellung benachrichtigt werden.
Mittels OCR-Technologie können Dokumente unabhängig vom Format (Papier oder digital) verarbeitet werden.
Lieferung
Die Ware wird geliefert und der Wareneingang verbucht. Im gleichen Zug kann der Lieferschein in LDOX archiviert werden.
Auch hier können die Dokumente mittels OCR-Technologie eingescannt, erfasst und verarbeitet werden.
Rechnung
Die eingehenden Lieferantenrechnungen werden – egal ob in digitaler Form als PDF, per EDI oder in Papierform mittels Scan erfasst – mit OCR-Technologie ausgelesen und verarbeitet.
Aufgrund von definierbaren Parametern (z.B.: freigegebene Bestellung = Lieferschein = Rechnung) können Rechnungen direkt verbucht werden.
Anhand von hinterlegten Workflows werden die Rechnungen an die entsprechenden Verantwortlichen in LDOX zur Freigabe übermittelt.
Durch die angehängten prozesszugehörenden Dokumente kann bei Unstimmigkeiten eine schnelle Überprüfung einfach erfolgen.
Zahlung
Aufgrund von Daten aus dem ERP-System bzw. aus der FiBu-Software, können direkt Verbuchungen erstellt und im Hintergrund nach Freigabe verbucht werden.
Auch manuelles Kontieren ist direkt in LDOX möglich.
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Lizenzen & Dienstleistung
Was kostet das Purchase-to-Pay?
Die genauen Kosten unterscheiden sich aufgrund der Anforderungen, der möglichen Ausbaustufen und der Anzahl der Anbindungen an andere Anwendungen von Unternehmen zu Unternehmen. Eine pauschale Aussage zur Kostenstruktur lässt sich leider nicht tätigen.
Fordern Sie deshalb für eine Kostenabschätzung ein Beratungsgespräch an.
