DMS / ECM System
Welche Hardware wird für ein DMS/ECM-System benötigt?
Erfahren Sie in diesem Beitrag mehr über die wichtigsten Punkte der Hardwareplanung beim Einsatz eines DMS/ECM-Systems.
Welche Hardware wird für ein DMS/ECM-System benötigt?
In einer zunehmend digitalen Geschäftswelt ist ein leistungsstarkes Dokumentenmanagementsystem (DMS) oder Enterprise Content Management (ECM) unerlässlich. Es ermöglicht nicht nur die sichere, orts- und zeitunabhängige Verwaltung von Dokumenten, sondern sorgt auch für rechtssichere Archivierung und effiziente Arbeitsabläufe.
Doch welche Hardware-Anforderungen müssen Unternehmen erfüllen, um ein solches System erfolgreich zu betreiben?
On-Premises vs. Cloud: Die Grundlage der Hardwareplanung
Der erste Schritt bei der Entscheidung über die benötigte Hardware ist die Wahl der Betriebsform des DMS: On-Premises oder Cloud-basiert.
Unsere Mindestanforderungen an das Hardwaresetup finden Sie in unseren Systemanforderungen.
Cloud-Lösung: Minimaler Hardwarebedarf
Bei Cloud-DMS-Systemen werden alle serverseitigen Komponenten und Speicherressourcen vom Anbieter bereitgestellt. Für den Zugriff auf das System benötigen Anwender lediglich internetfähige Endgeräte wie PCs, Laptops, Tablets oder Smartphones. Moderne Webclients ermöglichen einen reibungslosen Zugriff, sodass gängige Hardware in der Regel ausreicht.
On-Premises: Hohe Anforderungen und volle Kontrolle
On-Premises-Lösungen erfordern eine eigene Serverinfrastruktur. Dies bietet maximale Kontrolle und Sicherheit, bringt jedoch höhere Hardwarekosten und Administrationsaufwand mit sich.
Cloud vs On-Premise bei DMS / ECM Systemen
Erfahren Sie mehr zum Thema
Rechtssichere Archivierung: Das Zusammenspiel von Soft- und Hardware
Die Langzeitarchivierung digitaler Dokumente erfordert eine enge Verzahnung von Software und Hardware, um gesetzlichen Vorgaben wie der GoBD zu entsprechen.
Anforderungen an die Archivierung
Unveränderbar
Dokumente müssen unveränderbar und revisionssicher gespeichert werden.
Nachvollziehbar
Jede Änderung am Dokument muss nachvollziehbar bleiben, während das Original erhalten bleibt.
Hardware-WORM: Absolute Unveränderbarkeit
Hardware-basierte WORM-Speicher (Write Once, Read Many) gewährleisten, dass gespeicherte Daten nicht mehr geändert werden können. Sie sind daher besonders für Unternehmen geeignet, die höchste Anforderungen an Rechtssicherheit haben.
Funktionsweise
- Mithilfe eines Laserstrahls werden auf dem Speichermedium physische Markierungen erzeugt (z. B. Vertiefungen oder Blasen).
- Diese Daten können weder überschrieben noch gelöscht werden, was eine absolute Manipulationssicherheit gewährleistet.
Vorteile
- Höchste Sicherheit für sensible Daten
- GoBD-konforme Archivierung
Software-WORM: Eine flexible Alternative
Alternativ bieten Software-basierte Lösungen WORM-Funktionalitäten, indem sie Schreibschutz und kryptografische Signaturen verwenden. Sie sind weniger hardwareintensiv, erfordern jedoch eine starke Softwareunterstützung.
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Scanner: Die Brücke zwischen analog und digital
Obwohl Papierdokumente zunehmend durch digitale ersetzt werden, bleibt die Digitalisierung von analogen Unterlagen eine wichtige Anforderung für viele Unternehmen. Gerade wenn viele Papierdokumente digitalisiert werden müssen, benötigen Sie für ein DMS / ECM eine professionelle Scanlösung, die eine Stapelverarbeitung von Dokumenten ermöglicht.
Auswahlkriterien für Scanner
Format
A4-Scanner für Standarddokumente, A3-Scanner für größere Formate wie Baupläne.
Scanqualität
Je nach Bedarf Farb- oder Graustufenscans, DPI-Anforderungen beachten.
Volumen
Für regelmäßiges Scannen genügen Multifunktionsgeräte, bei hohem Aufkommen sind Hochleistungsscanner sinnvoll.
Beidseitiges Scannen
Automatische Duplex-Funktion spart Zeit.
Mobilität: Scannen per Smartphone
Für unterwegs oder im Homeoffice ersetzen Smartphone-Apps zunehmend klassische Scanner. Mit Kamera-Apps können Dokumente schnell erfasst, in der Cloud gespeichert und direkt im DMS verfügbar gemacht werden. Mit unserer LDOX.Mobile Lösung können Sie Dokumente bequem mit dem Smartphone erfassen, archivieren oder Dokumenten-Workflows starten.
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