DMS / ECM
Nachhaltiges Dokumentenmanagement
Erfahren Sie, wie das DMS / ECM Unternehmen dabei hilft, umweltfreundlicher zu werden.
Nachhaltigkeit durch Einführung DMS / ECM
In einer Welt, die sich zunehmend den Herausforderungen des Klimawandels stellen muss, wird auch die Notwendigkeit für Unternehmen immer größer, nachhaltigere Geschäftspraktiken zu implementieren. Ein Bereich, der oft übersehen wird, ist das Dokumentenmanagement. Doch gerade hier können Unternehmen mit Hilfe von Dokumentenmanagement-Systemen (DMS) und Enterprise Content Management (ECM) einen erheblichen Beitrag zur Reduzierung ihres ökologischen Fußabdrucks leisten.
Die Papierherstellung erfordert große Mengen Wasser und Holz. Um 500 Blatt normales A4 Kopierpapier zu erzeugen, benötigt man rund 125 Liter Wasser.
Ein großer Teil des Papierverbrauchs in Unternehmen entfällt auf den Druck von Dokumenten. Das Environmental Paper Network schätzt, dass etwa 50 % des in Büros verwendeten Papiers für den Druck von Dokumenten bestimmt sind.
Ein erheblicher Teil dieser ausgedruckten Dokumente landet nach einmaligem Gebrauch im Papierabfall.
Die Papierflut eindämmen
Traditionell haben viele Unternehmen große Mengen an Papier für ihre Dokumentation verwendet. Angefangen bei Rechnungen und Verträgen bis hin zu internen Berichten und Mitteilungen – Papier hat einen beträchtlichen Anteil an den Ressourcen eines Unternehmens beansprucht. Hier setzen DMS/ECM-Systeme an, indem sie den Weg für eine papierlose Büroumgebung ebnen.
Durch die Digitalisierung von Dokumenten können Unternehmen nicht nur Unmengen an Papier sparen, sondern auch Druckkosten erheblich reduzieren. Das senkt nicht nur den Verbrauch von Holz und Wasser, die für die Papierherstellung benötigt werden, sondern minimiert auch den Energieverbrauch und die Umweltauswirkungen durch den Druckprozess.
Papierkosten
- Einsparungen bei den direkten Kosten für den Kauf von Papier, da der Bedarf an gedruckten Dokumenten reduziert wird.
Druckerkosten
- Einsparungen bei den Anschaffungskosten für Druckergeräte, da weniger Drucker benötigt werden.
- Reduzierte Wartungs- und Reparaturkosten für Drucker aufgrund eines geringeren Druckvolumens.
Druckerverbrauchsmaterialien
- Geringere Ausgaben für Toner, Tintenpatronen und andere Druckerverbrauchsmaterialien.
Lager- und Archivierungskosten
- Reduzierte Kosten für die Lagerung und Archivierung von physischen Dokumenten, da digitale Dateien platzsparender sind.
Versand- und Portoausgaben
- Geringere Kosten für den Versand von gedruckten Dokumenten, da viele Kommunikationsprozesse digital ablaufen.
Energiekosten
- Mögliche Einsparungen bei den Energiekosten, da der Druckprozess wegfällt.
Papierabfallentsorgung
- Reduzierte Ausgaben für die Entsorgung von Papierabfällen.
Effizientes Ressourcenmanagement
Ein weiterer Aspekt nachhaltigen Dokumentenmanagements ist das effiziente Ressourcenmanagement durch DMS/ECM. Diese Systeme ermöglichen eine strukturierte Ablage, Suchfunktionen und automatisierte Workflows. Dadurch werden Ressourcen wie Zeit und Energie optimiert, da Mitarbeiter weniger Zeit mit der Suche nach Informationen verbringen und Prozesse schneller abgewickelt werden können.
Die effiziente Nutzung von Ressourcen trägt nicht nur zur Reduzierung des CO2-Fußabdrucks bei, sondern steigert auch die Produktivität der Mitarbeiter und ermöglicht es Unternehmen, ihre Geschäftsabläufe nachhaltiger zu gestalten.
Daten sicher und nachhaltig speichern
Ein DMS/ECM bietet nicht nur Vorteile in Bezug auf die Umwelt, sondern auch in Bezug auf die Sicherheit von Unternehmensdaten. Durch die elektronische Speicherung von Dokumenten wird nicht nur der physische Platzbedarf reduziert, sondern auch die Gefahr von Datenverlust durch Umweltkatastrophen wie Brände oder Überschwemmungen minimiert.
Zusätzlich können DMS/ECM-Systeme die Zugriffsberechtigungen kontrollieren, um sicherzustellen, dass nur autorisierte Personen auf sensible Informationen zugreifen können. Dies trägt dazu bei, die Integrität der Daten zu schützen und gleichzeitig die Notwendigkeit von physischen Sicherheitsmaßnahmen zu verringern.
Fazit
Nachhaltiges Dokumentenmanagement ist nicht nur ein Schlagwort, sondern eine konkrete Möglichkeit für Unternehmen, umweltfreundlicher zu agieren. DMS/ECM-Systeme bieten nicht nur Effizienzvorteile, sondern tragen auch dazu bei, den ökologischen Fußabdruck zu minimieren. In einer Zeit, in der nachhaltiges Handeln für Unternehmen immer wichtiger wird, sind solche Maßnahmen nicht nur verantwortungsbewusst, sondern auch wirtschaftlich sinnvoll. Unternehmen, die auf DMS/ECM setzen, investieren nicht nur in ihre eigene Effizienz, sondern auch in die Zukunft unseres Planeten.
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