DMS ECM Training
Wie können Mitarbeiter am besten in DMS / ECM eingeschult werden?
Wenn neue Mitarbeiter in einem Unternehmen Ihre Tätigkeit beginnen, muss viel Neues gelernt werden. Dazu gehört auch oft der Umgang mit der Software, die im Unternehmen eingesetzt wird.
Um Ihren neuen Mitarbeitern den Einstieg zu erleichtern, haben wir 3 Tipps für eine einfachere Einschulung von neuen Softwareanwendern zusammengestellt. Diese Tipps können nicht nur bei der Einschulung auf Ihr DMS / ECM helfen, sondern natürlich auch bei anderen Softwareanwendungen unterstützen.
Tipp 1
Zweck und Nutzen vermitteln
Das wichtigste bei der Softwarenutzung ist, dass Mitarbeiter verstehen, wann und warum eine Software verwendet wird. Oftmals wird Mitarbeitern das Software-Einsatzgebiet nur beiläufig in einem Arbeitsprozess erklärt. Das „Software Big Picture“ – wo, was, wie und warum als Software eingesetzt wird, fehlt den meisten.
Empfehlung
Übersichtsliste der Software Anwendungen
Wir empfehlen daher, neuen Mitarbeitern eine Liste zusammenzustellen, in welcher angeführt ist, welche Softwareanwendungen im Unternehmen eingesetzt werden (zumindest jene Anwendungen, die die breite Masse betreffen).
Ein Beispiel für eine Liste ist hier aufgeführt:
ERP SAP©
Einsatzgebiet
Finanzwesen und Rechnungswesen, Logistik und Beschaffung
Tipp:
Steigen Sie, wenn Sie die Software nicht nutzen, aus dem Programm aus.
Timr
Einsatzgebiet
Zeit- und Fahrtenbuch Erfassungssystem im Unternehmen
Tipp:
Archivieren Sie alle Dokumente (auch Entwürfe), die Sie erstellen in unserem Dokumentenmanagementsystem.
Microsoft© Outlook
Einsatzgebiet
Empfangen und Versenden von E-Mails
Tipp:
Belegen Sie nie mehr als 2 GB Speicherplatz
Microsoft© Teams
Einsatzgebiet
Video und Chat Software
Tipp:
Archivieren Sie alle Dokumente (auch Entwürfe), die Sie erstellen.
ECM LDOX
Einsatzgebiet
Ablage aller Dokumente zur revisionssicheren und zentralen Archivierung
Tipp:
Archivieren Sie alle Dokumente, die Sie erstellen (auch Entwürfe).
Tipp 2
Typische Anwendungen in Videos vorführen
Mitarbeiter sind es zunehmend gewohnt, Informationen bzw. Wissen mittels Videos vermittelt zu bekommen. Deshalb erfreut es sich immer größerer Beliebtheit, kurze Bildschirmvideos von typischen Anwendungsfällen aufzunehmen, um den neuen Mitarbeitern ein „Video-Handbuch“ zur Verfügung zu stellen.
Beispiel eines Produktvideos
Tipps zur Videoerstellung
Diese Tipps können Ihnen bei der Videoerstellung helfen
Typische Anwendungsgebiete
Regieplan - roter Faden
Vertonung im Nachhinein
Unterstützung anfordern
Sollten Schulungsvideos für Sie interessant sein, können wir Sie gerne dabei unterstützen.
Tipp 3
Poweruser schulen – Poweruser schulen lassen
Ein maßgeblicher Erfolgsfaktor für den Einsatz von Software ist die Schulung sogenannter Poweruser. Sie sind Softwarebenutzer mit tieferen Kenntnissen als der „Standardbenutzer“. Sie dienen dem Softwareverantwortlichen als Vervielfältiger, internes Sprachrohr bzw. Informationsträger.
Speziell bei der gezielten Einschulung neuer Mitarbeiter sind gut ausgebildete Poweruser der Weg zum Erfolg. Als Benutzer mit viel Praxiserfahrung in der Anwendung kennen sie sämtliche Tricks und Kniffe, die ein neuer Mitarbeiter beherrschen sollte.
Auch bei neuen Software-Releases, bei denen Informationen über neue Funktionen und Anwendungen veröffentlicht werden, empfehlen wir die Verteilung dieser Informationen über die Poweruser.
Mit diesen 3 Tipps schaffen Sie für neue Mitarbeiter einen leichteren Einstieg in den neuen Job und sorgen für einen sicheren Umgang mit der Software im Unternehmen.