LDOX.ECM / LDOX.Scan

Massenarchivierung von Papierdokumenten

In vielen Unternehmen stapeln sich immer noch enorme Mengen an Papierdokumenten in Schränken und Archiven, wo sie ein Schattendasein führen. Wenn man ein bestimmtes Dokument sucht, ist eine Sache meist sicher: Es kostet Zeit.

Die bessere Lösung besteht darin, diese Dokumente mithilfe eines Dokumentenmanagementsystems zu archivieren. Wie Sie Papierdokumente in großen Mengen digital archivieren können, erfahren Sie in diesem Blogbeitrag.

Zwei wesentliche Schritte

Die Archivierung von Papierdokumenten ist in der Regel in zwei Arbeitsschritte unterteilt: Digitalisierung und Indexierung.

Digitalisierung

Im Schritt der Dokumentendigitalisierung geht es darum, die Dokumente zu erfassen und in das DMS bzw. ECM-System zu übertragen.

Indexierung

Doch die digitale Archivierung von Dokumenten erfordert einen weiteren Arbeitsschritt: die Indexierung.

In diesem Schritt werden bestimmten Dokumenten spezifische Indexwerte zugewiesen, mithilfe derer Sie die Dokumente später schnell suchen und finden können.

Volltextindexierung

Natürlich können auch alle Dokumente über den Volltext indexiert werden. Das bedeutet, dass Sie mithilfe eines Suchfelds im DMS/ECM-System nach Wörtern suchen können, die in den Dokumenten vorhanden sind.

Allerdings ist bei einer großen Anzahl von Dokumenten die Volltextsuche keine praktikable Option. Weitere Informationen dazu finden Sie in diesem Blogartikel:

Dokumente schnell finden

Aus diesem Grund werden in der Praxis Dokumente mit bestimmten Schlagworten (Indexwerten) versehen.

Herausforderungen bei der Massenarchivierung von Papierdokumenten

Die Archivierung großer Mengen von Papierdokumenten birgt diverse Herausforderungen:

Im Folgenden erläutern wir, wie Sie mithilfe unserer Lösung LDOX.Scan die effiziente Verarbeitung umfangreicher Papiermengen bewältigen können.

Schneller und einfacher Scanvorgang

Die digitale Archivierung von tausenden Seiten erfordert einen Scanvorgang, der möglichst ohne manuelles Eingreifen auskommt.

Am besten eignet sich hierfür das Stapelscanverfahren, bei dem ein ganzer Stapel von Dokumenten in einem Durchgang gescannt wird.

So müssen Sie nicht jedes Dokument einzeln Scannen und reduzieren den manuellen Aufwand.

Auswahl der Dokumentenart

Bei der Erfassung der Dokumente mit LDOX.Scan wird ein Importprofil für den Import in das DMS/ECM ausgewählt.

Das Importprofil gibt an, um welche Art von Dokument es sich handelt und liefert gleichzeitig die Indexfelder, anhand derer das Dokument indexiert werden sollte oder muss.

Weitere Informationen zum Thema Importprofil finden Sie unter diesem Link.

Dokumenttrennung

Wenn Dokumente in einem Stapel gescannt werden, entsteht ein zusammenhängendes Dokument (meist im PDF-Format). Die Dokumententrennung kann auf verschiedene Arten erfolgen:

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Dokumententrennung mittels Barcode

Eine einfache Möglichkeit besteht darin, auf die erste Seite jedes Dokuments einen „Barcode von der Rolle“ anzubringen und in LDOX.Scan die Option zur Dokumententrennung mit Barcode zu konfigurieren.

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Dokumententrennung durch Klick

LDOX.Scan bietet eine einfache und benutzerfreundliche Methode, um Dokumente oder einzelne Seiten in neue Dokumente aufzuteilen.

Dokumentenindexierung

Die Indexierung von Dokumenten kann auf verschiedene Arten erfolgen:

Manuelle Indexierung

Es können manuell Indexwerte für jedes Dokument eingegeben werden, wobei auch die Auswahl aus Dropdown-Listen möglich ist.

Barcode-Indexierung

Die automatische Indexierung mithilfe eines Barcodes ist eine effiziente Methode. Ein Barcode mit den hinterlegten Indexwerten wird auf das Papierdokument aufgeklebt und anschließend gescannt.

Die automatische Indexierung erfolgt unmittelbar nach dem Scanvorgang über den Barcode.

Indexierung mit Aufrufprogramm

Wenn LDOX.ECM mit anderen Anwendungen integriert ist, können Informationen aus diesen Systemen zur Indexierung von gescannten Papierdokumenten genutzt werden. Das Dokument wird gescannt und manuell über einen definierten, eindeutigen Wert (z. B. Auftragsnummer) indexiert.

Anschließend werden automatisch weitere Indexwerte aus den Datenbanken anderer Anwendungen an das Dokument angefügt.