Dokumentenmanagement
„Wussten Sie schon?“ – Interessante Fakten zu DMS und ECM
Wussten Sie schon, dass Ihr Unternehmen mit einem DMS bis zu 30% Zeit bei der Dokumentensuche sparen kann? Erfahren Sie interessante und manchmal überraschende Fakten in Bezug auf Dokumentenmanagement in diesem Beitrag.
„Wussten Sie, dass Unternehmen weltweit jährlich Milliarden Dollar durch ineffizientes Dokumentenmanagement verlieren?“
Fakt
Laut einer Studie von IDC verlieren Unternehmen im Schnitt 20% ihrer Arbeitszeit mit der Suche nach Dokumenten, die entweder falsch abgelegt oder verloren gegangen sind. Das bedeutet, dass Unternehmen in vielen Fällen Milliarden von Dollar durch ineffizientes Dokumentenmanagement verlieren.
Quelle
IDC, Worldwide Information Management and Governance 2020: A Survey of Current Market Trends
Nutzen
Ein DMS hilft, Dokumente schnell und sicher zu speichern, zu kategorisieren und nach Bedarf sofort wiederzufinden. So wird nicht nur Zeit, sondern auch Geld gespart.
„Wussten Sie, dass der durchschnittliche Büroangestellte täglich bis zu 1 Stunde mit der Suche nach Dokumenten verbringt?“
Fakt
Untersuchungen von McKinsey zeigen, dass Büroangestellte im Durchschnitt bis zu 1 Stunde pro Tag mit der Suche nach Dokumenten verbringen. In großen Unternehmen summiert sich das zu erheblichen Produktivitätsverlusten.
Quelle
Nutzen
Mit einem Dokumentenmanagementsystem (DMS) können Dateien schneller lokalisiert werden – egal ob sie physisch oder digital sind. Durch automatische Indizierung und Suchfunktionen werden Zeitverluste reduziert.
„Wussten Sie, dass Unternehmen, die ein DMS verwenden, ihre Effizienz um bis zu 40% steigern können?“
Fakt
Eine Untersuchung von AIIM zeigt, dass Unternehmen, die ein DMS nutzen, ihre Effizienz um bis zu 40% steigern können, da ihre Mitarbeiter schneller auf benötigte Informationen zugreifen und gleichzeitig Fehler und redundante Arbeit reduziert werden.
Quelle
Nutzen
Ein ECM-System bietet nicht nur eine zentrale Dokumentenablage, sondern auch Funktionen zur Automatisierung von Arbeitsabläufen (wie Genehmigungsprozesse), was den gesamten Arbeitsfluss beschleunigt.
„Wussten Sie, dass mehr als 60% der Unternehmen ohne ein DMS Schwierigkeiten bei der Einhaltung von Compliance-Vorgaben haben?“
Fakt
In vielen Branchen, besonders in hochregulierten Bereichen wie dem Gesundheitswesen, Finanzwesen oder Recht, erfordert die Dokumentenarchivierung strikte Einhaltung von Compliance-Vorgaben. Laut einer Studie haben mehr als 60% der Unternehmen ohne ein DMS Probleme, diese Anforderungen effizient zu erfüllen.
Quelle
Nutzen
Ein DMS unterstützt nicht nur bei der Speicherung von Dokumenten, sondern stellt sicher, dass sie den gesetzlichen Aufbewahrungspflichten entsprechen und jederzeit sicher und nachvollziehbar abgerufen werden können.
„Wussten Sie, dass 47% aller Unternehmen angeben, dass sie ihre Geschäftsdaten durch den Einsatz von ECM besser sichern können?“
Fakt
Eine Umfrage von Deloitte hat gezeigt, dass 47% der Unternehmen angeben, ihre Geschäftsdaten und -dokumente durch den Einsatz eines ECM-Systems besser vor Verlust und unbefugtem Zugriff schützen zu können.
Quelle
Nutzen
Ein ECM bietet eine verbesserte Sicherheitsstruktur, einschließlich Zugriffskontrollen, Verschlüsselung und automatischer Sicherung von Daten, die durch manuelle Prozesse oft gefährdet sind.
„Wussten Sie, dass Unternehmen ohne ein DMS im Schnitt bis zu 40% ihrer Dokumente verlieren?“
Fakt
Untersuchungen von Gartner zeigen, dass Unternehmen ohne ein strukturiertes Dokumentenmanagementsystem bis zu 40% ihrer Dokumente verlieren – sei es durch physische Beschädigung, versehentliches Löschen oder schlichtweg durch ein ineffizientes Ablagesystem.
Quelle
Nutzen
Ein DMS gewährleistet eine vollständige und sichere Archivierung von Dokumenten, die jederzeit abrufbar sind – und reduziert das Risiko von Verlusten oder Fehlablagen erheblich.
„Wussten Sie, dass die Einführung eines DMS die Papierkosten eines Unternehmens um bis zu 60% senken kann?“
Fakt
Viele Unternehmen verwenden noch immer Papierdokumente, die kostspielig zu verwalten sind. Die Umstellung auf digitale Dokumente über ein DMS kann die Papierkosten um bis zu 60% reduzieren, indem weniger Papier gedruckt, gespeichert und verwaltet werden muss.
Quelle
Nutzen
Durch die Digitalisierung von Dokumenten können Unternehmen nicht nur ihre Kosten senken, sondern auch umweltfreundlicher arbeiten, indem sie den Papierverbrauch deutlich reduzieren.
„Wussten Sie, dass Sie durch Automatisierung von Geschäftsprozessen mit einem DMS die Fehlerquote um bis zu 70% verringern können?“
Fakt
Automatisierung durch DMS- und ECM-Systeme kann dazu beitragen, Fehler und Nachlässigkeiten zu reduzieren, die durch manuelle Prozesse entstehen. Laut einer Studie der Aberdeen Group sinkt die Fehlerquote bei der Dokumentenverarbeitung um bis zu 70% durch Automatisierung.
Quelle
Nutzen
DMS-Systeme ermöglichen die automatisierte Verarbeitung und den Workflow von Dokumenten, wodurch die Gefahr menschlicher Fehler erheblich verringert wird.
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