Posteingangsworkflow
Papierpost oder digitaler Briefträger?
In der Dokumentenverteilung, Bearbeitung und Archivierung lässt sich mit einem Eingangspostworkflow wesentlich Zeit sparen. Erfahren Sie mehr darüber in diesem Beitrag.
Digitalisierungsbooster
Der digitale Briefträger im Unternehmen
Die E-Mail hat die Geschäftswelt nachhaltig verändert. Die Kommunikation wurde schneller und direkter. Doch ganz wurde der Briefverkehr dadurch nicht abgelöst. Speziell bei Rechnungen, wichtigen Dokumenten, Einladungen und Katalogen setzen viele Unternehmen noch auf die Haptik von Papier.
Was früher noch eine ganze Arbeitsstelle war, ist heute ein lästiger Nebenjob im Unternehmen. Eine eigene interne Postzentrale ist für die meisten Unternehmen nicht mehr notwendig oder praktikabel. So bleibt die Postverteilung oft als zusätzliche Arbeit an Mitarbeitern hängen. Die interne Post muss so immer noch so wie vor 40 Jahren in den einzelnen Abteilungen verteilt werden. Nur wenige Unternehmen versuchen die Dokumentenverteilung auf dem digitalen Weg abzubilden.
Eine E-Mail mit dem eingescannten und angehängten Brief bzw. Dokument scheint die einfachste und praktikabelste Lösung zu sein. Doch was einfach klingt, hat meist einen komplexeren Hintergrund warum etwas in der Praxis nicht funktioniert. E-Mails gehen verloren, werden versehentlich gelöscht, bleiben liegen, laufen beim falschen Empfänger auf oder die Post muss einem bestimmten Akt oder einem bestimmten Geschäftsfall zugeordnet und abgelegt werden. Oft ist es auch so, dass ein Brief bzw. ein Dokument von verschiedenen Personen im Unternehmen angesehen und abgezeichnet werden muss. Da wird’s dann schon schwierig mit einer herkömmlichen E-Mail diese Anforderungen zu erfüllen.
Anforderungen an den Workflow
Um im allgemeinen Unternehmensumfeld bestehen zu können braucht es eine Lösung, in der:
- ADokumente nicht verloren gehen können
- Adie Zuweisung zur Bearbeitung oder Ansicht sehr einfach geregelt werden kann
- Adie Bearbeiter definierte Aktionen mit dem Dokument durchführen sollen (z.B.: digital Abzeichnen, ablegen, …)
- ADokumente sofort revisionssicher abgelegt werden können
- Aoptional Dokumente bereits einem Geschäftsfall zugeordnet werden können
- Aeine Dokumenthistorie zu Nachweiszwecken aufgezeichnet wird
Lösung Eingangspostworkflow
Für Unternehmen die bereits ein Archiv / DMS / ECM im Einsatz haben, bietet sich für diese Problemstellung eine einfache und praktikable Lösung an. Über einen Eingangspostworkflow wird die Post revisionssicher erfasst, archiviert und anschließend Mitarbeitern zur Bearbeitung übergeben.
Dokumente können bei der Erfassung entsprechend nach Dokumententypen kategorisiert, indexiert und anschließend automatisch verarbeitet werden. Sämtliche Dokumente sind jederzeit wiederauffindbar und werden mit einer entsprechenden Bearbeitungshistorie versehen. Durch die Verknüpfung mit digitalen Akten lassen sich Dokumente zu Geschäftsfällen einfach zusammenführen und anzeigen.
Was ist bei der Einführung eines Eingangspostworkflows wichtig
Wer glaubt direkt in jedem Schritt mit einem Eingangspostworkflow Zeit sparen zu können, der irrt. Im ersten Schritt braucht es in der Erfassung mehr Zeit als früher. Brief aufreißen und in das richtige Postfach legen, reicht nicht mehr aus. Briefe müssen eingescannt und indexiert werden. Dieser Vorgang ist naturgemäß etwas aufwendiger. Sobald das Dokument aber erfasst und indexiert wurde, geht alles viel schneller. Aufgrund vordefinierter Prozesse landen Dokumente sofort dort, wo Sie landen sollen. In der Dokumentenverteilung, Bearbeitung und Archivierung lässt sich mit einem Eingangspostworkflow wesentlich Zeit sparen. Die Dokumente laufen alle digital in einem LDOX.Workflowpostfach auf, in dem der User einfach nur noch die Dokumente abarbeiten muss.
Durch klar definierte Ereignisse, wie z.B.: Dokument abzeichnen, als gelesen markieren, einem Akt zuordnen etc. erfolgt eine klare Aufforderung, was mit dem Dokument zu tun ist.
Eingangspostworkflow – unspektakulär, aber effektiv
Wenn man heute das Schlagwort Digitalisierung liest, würde man gar nicht mehr an etwas banales wie Papierpost denken. Die Praxis zeigt, dass sich hier Zeit und Ressourcen sehr leicht einsparen lassen.
Setzt Ihr Unternehmen noch auf Papierpost oder auf den digitalen Briefträger?
