DMS / ECM

Mit EDI übermittelte Dokumente archivieren und visualisieren

Automatisierung mithilfe von EDI

In der heutigen Geschäftswelt wird die Effizienz und Automatisierung von Geschäftsprozessen immer wichtiger. Eine solche Automatisierung kann durch den Einsatz von EDI (Electronic Data Interchange) erreicht werden. EDI ermöglicht den Austausch von Geschäftsdokumenten (Rechnungen, Lieferscheine) zwischen Unternehmen in einem standardisierten elektronischen Format.

Eine weitere wichtige Komponente für ein effektives Geschäftsprozessmanagement ist ein Dokumentenmanagementsystem (DMS) bzw. Enterprise Content Management System (ECM). Ein DMS bzw. ECM kann Dokumente elektronisch archivieren, organisieren und verwalten. Dadurch wird das Suchen und Finden sowie Zugriff auf die Dokumente einfacher und schneller.

Durch die Anbindung von EDI-Datenströme an ein DMS/ECM können EDI-Informationen automatisch revisionssicher archiviert, aber auch in visuelle Dokumente konvertiert und optisch dargestellt werden.

Archivierung des EDI-Datenstroms

EDI-Dokumente sind in der Regel ein Datenstrom, welcher in einem bestimmten Format (z.B. XML-Datei) übermittelt wird. In diesem Datenstrom sind sämtliche dokumentenrelevanten Informationen enthalten. Diese Dateien können durch eine Anbindung an das DMS/ECM automatisch revisionssicher archiviert werden.

Archivierung der EDI-Dokumente als visuelles Dokument

Sollen EDI-Dokumente als visuelles Dokument archiviert werden, muss der EDI-Datenstrom zusätzlich in ein Dokument konvertiert werden. Anschließend kann das EDI-Dokument automatisch über die Anbindung an das DMS/ECM archiviert werden.
Wir bieten solche Konvertierungsmöglichkeiten an und sorgen für die automatische Archivierung und Indexierung der visuellen Dokumente. Wenn EDI-Dokumente durch Benutzer:innen überprüft werden sollen, bevorzugen diese die klassischen visuellen Dokumente.

Vorteile der Archivierung der EDI-Dokumente als Dokument

Verbesserte Lesbarkeit

Die Konvertierung von EDI-Dokumenten in visuelle Dokumente erleichtert die Lesbarkeit und erhöht die Benutzerfreundlichkeit. Mitarbeiter können Dokumente schneller und einfacher lesen und verstehen, was die Effizienz erhöht und die Fehlerquote reduziert.

Einfache Suche und Retrieval: Durch die Archivierung von Dokumenten in einem DMS/ECM-System können Benutzer schnell auf relevante Dokumente zugreifen und sie finden. Die Such- und Abrufmöglichkeiten sind erheblich verbessert, da das DMS/ECM-System leistungsstarke Suchfunktionen und Filter bietet.

Sicherheit und Compliance

EDI-Dokumente enthalten häufig vertrauliche Informationen, die strengen Datenschutzbestimmungen unterliegen. Durch die Konvertierung in visuelle Dokumente und die Speicherung in einem DMS/ECM-System können Zugriffsrechte und Sicherheitsmaßnahmen auf diese Dokumente angewendet werden. Dadurch können Unternehmen sicherstellen, dass vertrauliche Informationen geschützt sind und den Compliance-Anforderungen entsprechen.

Visuelle Darstellung

Die Konvertierung von EDI-Dokumenten in visuelle Dokumente und deren Archivierung in einem DMS/ECM-System ermöglicht eine nahtlose Integration in bestehende Geschäftsprozesse und -systeme. Mitarbeiter können auf Dokumente in ihrem bevorzugten Format zugreifen, ohne zusätzliche Software oder Schulungen zu benötigen.

Integration in bestehende Systeme

Durch die Integration von EDI und DMS oder ECM können Sie Ihre Rechnungsprozesse automatisieren und effizienter gestalten. Das spart Zeit und Ressourcen und verbessert Ihre Geschäftsabläufe.

EDI-Dokumente Archivierung starten

Durch die Integration von EDI und DMS bzw. ECM können Sie Ihre Prozesse automatisieren und effizienter gestalten. Das spart Zeit und Ressourcen und verbessert Ihre Geschäftsabläufe. Auch eine Darstellung als visuelles Dokument kann für die Benutzer mit LDOX sichergestellt werden.