Volltextsuche im DMS / ECM

Dokumente finden anstatt suchen – Wie geht das?

Erfahren Sie die wichtigsten Punkte für ein schnelles Finden von Dokumenten in diesem Blogbeitrag.

Schnell suchen und finden

Vielen ECM / DMS Benutzern schwebt bei diesem Thema ein Bild vor den Augen:

„Eine Suchmaske in der wie bei Google mittels eines Suchbegriffes das passende Dokument im ECM / DMS sofort gefunden wird“.

Grundsätzlich gibt es diese Möglichkeit in den meisten ECM / DMS Anwendungen und wird Volltextsuche genannt.

Das Problem mit der Volltextsuche

Die meisten Benutzer bevorzugen in der Theorie die Volltextsuche.

Die Vorstellung nach dem entsprechenden Dokument so wie auf Google nur in einer Suchmaske zu suchen, mag zwar gefallen, aber ist in der Praxis bei großen Mengen an archivierten Dokumenten kaum realisierbar.

Angenommen Sie haben 100.000 Dokumente archiviert und suchen nach einer bestimmten Rechnung wie folgt:

Rechnung eks

Das DMS / ECM wird Ihnen nun alle Dokumente anzeigen, in denen die entsprechenden Wörter vorkommen. Das kann natürlich auch in einem Lieferschein, in einem Vertrag oder auch z.B. in einer Rechnung eines anderen Unternehmens der Fall sein.

Somit erhalten Sie zwar eine umfangreiche Trefferliste, in der Sie das gesuchte Dokument aber auch wieder suchen müssen.

Die Suche

Die zu lange Trefferliste

Suche über Indexwerte ist die Lösung

In der Praxis ist die Suche über Indexwerte die Lösung.

Doch was sind Indexwerte?

Indexwerte sind Schlagworte bzw. Stichworte, die in bestimmte Kategorien gegliedert sind. Ein Index kann zum Beispiel die Dokumentenart (Rechnungen, Angebote, Verträge…) oder eine Nummer (Belegnummer) sein.

Mit der Suche aus einer Kombination von verschiedenen Indexwerten (z.B. Indexwerte Kreditor & Rechnungsbetrag) finden Sie das gesuchte Dokument schnell und sicher.

Perfekt – genau ein Treffer

Tipp

Welche Indexwerte ein Dokument haben sollte

Natürlich wäre es am besten, eine Vielzahl an Indexwerten zu einem Dokument abzuspeichern, doch in der Praxis scheitert dies – vor allem bei einer manuellen Indexierung (z.B. beim Scannen ohne OCR oder Drag & Drop Archivierung) – am Aufwand.

Indexwerte sind von Dokumentart zu Dokumentart unterschiedlich. So benötigen externe Dokumente meist andere Indexwerte als interne oder Rechnungen andere als Lieferscheine.

Grundsätzlich sollten aber folgende Informationen hinter den Dokumenten als Indexwerte hinterlegt sein:

Dokumententyp
Dokumentersteller
Dokumentempfänger
Dokumentendatum
Dokumentennummer (z.B. Rechnungsnummer…)

Anreicherung von Indexwerten

Dokumente bzw. deren Indexwerte können auch aus anderen Anwendungen mittels Anreicherung automatisch indexiert werden.

Ein Beispiel dazu:

Sie haben in Ihrem ERP eine Bestellung erfasst und die dazugehörende Rechnung in Papierform erhalten. Beim Einscannen der Rechnung erfassen Sie als einzigen Indexwert die Bestellnummer auf der Rechnung. Durch eine Anbindung an Ihr ERP-System gleicht das DMS/ECM die Bestellnummer ab und reichert die im ERP vorhandenen Daten an das Dokument an.

So indexieren Sie mit nur einem einzigen Wert Dokumente einfach, schnell und umfangreich.