LDOX.DMS / LDOX.ECM

Sollte man Dokumente im DMS auch löschen?

Setzt ein Unternehmen ein DMS / ECM System zur revisionssicheren Archivierung von Dokumenten ein, stellt sich nach geraumer Zeit auch die Frage: Sollten wir Dokumente nach Ende der Aufbewahrungsfrist aus dem DMS löschen? Erfahren Sie mehr über die Vor- und Nachteile in diesem Beitrag.

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Aufbewahrungsfristen

Ein Überblick

Vorteile

des Löschens von Dokumenten

Nachteile

des Löschens von Dokumenten

Unsere Meinung

und Empfehlung

Anders als in einem klassischen Papierarchiv sammeln sich in einem DMS / ECM System über Jahre unsichtbar Millionen von Dokumenten. Speicherplatz auf einem Server ist verhältnismäßig günstig, wenn man dies mit einem klassischen Papierarchiv vergleicht. Trotzdem kann es Sinn machen, von Zeit zu Zeit auch das digitale Archiv „aufzuräumen“.

 

Aufbewahrungsfristen: Ein Überblick

Bevor wir uns mit den Vor- und Nachteilen des Löschens von Dokumenten beschäftigen, ist es wichtig, die verschiedenen Aufbewahrungsfristen zu verstehen. In Deutschland, Österreich und der Schweiz, aber auch in anderen Ländern sind Unternehmen gesetzlich verpflichtet, bestimmte Dokumente für einen festgelegten Zeitraum aufzubewahren. Dieser Lebenszyklus eines Dokuments variiert je nach Art.

6 Jahre

Angebote, Betriebsprüfungsberichte, Lieferscheine, …

10 Jahre

Kassenberichte, Rechnungen, Bilanzen, Geschenknachweise, …

30 Jahre

Gerichtsurteile, Mahnbescheide, Kreditunterlagen, …

Nach Ablauf dieser Fristen dürfen die entsprechenden Dokumente gelöscht oder im Falle von Papierdokumenten vernichtet werden. Doch ist das wirklich die beste Vorgehensweise?

Vorteile des Löschens von Dokumenten

Datenschutz und Sicherheit

Durch das Löschen alter Dokumente können sensible Informationen vor unbefugtem Zugriff geschützt werden.

Rechtskonformität

Durch das Löschen von Dokumenten nach Ablauf der Aufbewahrungsfrist können Unternehmen sicherstellen, dass sie rechtliche Vorgaben einhalten und mögliche Strafen oder Bußgelder vermeiden (z.B. DSGVO – Personenbezogene Daten dürfen in einer Form, die die Identifizierung der betroffenen Personen ermöglicht, nur so lange gespeichert werden, wie es für die Zwecke, für die sie verarbeitet werden, erforderlich ist).

Platzersparnis

Auch wenn digitale Speicher immer günstiger und größer werden, kann das Löschen unnötiger Daten dabei helfen, Speicherplatz zu sparen und die Effizienz des DMS zu erhöhen.

Übersichtlichkeit

Ein DMS kann schnell unübersichtlich werden, wenn Dokumente ewig gespeichert werden. Durch das regelmäßige Löschen veralteter Dokumente bleibt das System sauber und gut organisiert.

Nachteile des Löschens von Dokumenten

Verlust wertvoller Informationen

Auch wenn die Aufbewahrungsfrist abgelaufen ist, können die Dokumente weiterhin wertvolle Informationen enthalten, die in der Zukunft nützlich sein könnten.

Unvorhergesehene rechtliche Anforderungen

Es kann vorkommen, dass alte Dokumente für rechtliche Auseinandersetzungen oder Prüfungen benötigt werden. Ist das Dokument einmal gelöscht, kann es nicht mehr wiederhergestellt werden.

Historische Bedeutung

Manche Dokumente können eine historische Bedeutung haben und wertvolle Einblicke in die Unternehmensgeschichte oder bestimmte Geschäftsentscheidungen bieten.

Datenanalyse und -verarbeitung

Mit fortschreitender Technologie können alte Daten für Analysen und Auswertungen von großem Nutzen sein. Durch das Löschen dieser Daten geht potenziell wertvolles Material verloren.

Unsere Meinung

Angesichts der Vor- und Nachteile ist es eine komplexe Entscheidung, ob man Dokumente nach Ablauf der Aufbewahrungsfrist löschen sollte. Ein pauschales „Ja“ oder „Nein“ gibt es nicht, da die Entscheidung von verschiedenen Faktoren abhängt, wie der Art des Unternehmens, der Branche und den spezifischen rechtlichen Anforderungen.

Eine sinnvolle Herangehensweise könnte eine differenzierte Strategie sein:

 

Wichtige Dokumente bewahren
Dokumente, die potenziell auch nach Ablauf der Aufbewahrungsfrist wichtig sein könnten, sollten weiterhin gespeichert werden. Hierzu könnten besonders wertvolle Geschäftsbriefe oder strategische Unternehmensentscheidungen gehören.
Unkritische Dokumente löschen
Dokumente, die keinen zukünftigen Nutzen oder rechtliche Relevanz mehr haben, sollten gelöscht werden, um Speicherplatz zu sparen und die Effizienz des DMS zu erhöhen.
Regelmäßige Überprüfung
Es empfiehlt sich, das DMS regelmäßig zu überprüfen und eine klare Richtlinie für das Löschen von Dokumenten zu entwickeln. Dies kann in Form einer jährlichen Überprüfung geschehen, bei der entschieden wird, welche Dokumente gelöscht und welche weiterhin aufbewahrt werden sollen.

Was Sie immer tun sollten

Unabhängig davon, ob Sie vorhaben, Dokumente irgendwann zu löschen, sollten Sie bereits bei der Einrichtung der Archivierung den Dokumenten einen bestimmten Lebenszyklus als Indexwert vergeben. Damit ist der Tag gemeint, ab welchem das Dokument theoretisch rechtlich gelöscht werden dürfte. Ob Sie das dann tun, das ist Ihnen dann überlassen.

Diese Einstellung ist meist in einem DMS eine einfache Konfiguration bei der Erstellung der Importprofile für Dokumente.

Müssen Dokumente nachindexiert werden, ist der Aufwand größer. Prinzipiell kann aber jedes Dokument in einem DMS System auch nachträglich mit einem potenziellen Löschdatum im Nachhinein versehen werden.

Keine Angst – nur weil ein potenzielles Löschdatum hinterlegt ist, bedeutet es nicht, dass die Dokumente automatisch gelöscht werden. In der Regel muss dies zuvor von einem DMS-Administrator aktiv angestoßen bzw. freigegeben werden.