LDOX.ECM – Digitale Akten

Dokumente aus Akten erzeugen

Wie Sie mit einer LDOX Akte Standardschreiben schnell erstellen können, erfahren Sie in diesem Beitrag.

Standarddokumente generieren

Häufig müssen in der Geschäftswelt Standarddokument wie Angebotsanfragen, Antwortschreiben auf Reklamation oder diverse Vereinbarungen in Unternehmen mit den Daten des Gegenübers individualisiert werden.

Wenn Sie in Ihrem Unternehmen digitale Akten von LDOX einsetzen, dann können Sie im Einsatzbereich der Akte Standarddokumente automatisch und individuell auf den Geschäftsfall bezogen aus der Akte erstellen.

Was ist eine digitale Akte

In einer digitalen Akte fassen Sie digitale Dokumente zu einem Geschäftsfall zusammen.

Ein einfaches Beispiel dafür ist eine digitale Personalakte, die alle Mitarbeiterdokumente (Arbeitsvertrag, Krankmeldungen, Gehaltszettel,…) bündelt und gesammelt anzeigt.

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Personalisierte Schreiben auf Knopfdruck

Digitale Akten können viel und erleichtern Geschäftsfallbezogen das Arbeiten mit Dokumenten. Eine nützliche Funktion, die leider zu selten angewandt wird, ist die Funktion der Dokumentenerstellung aus der Akte heraus.

Jede digitale Akte von LDOX besitzt Indexwerte. Diese Indexwerte können – um beim Beispiel Personalakte zu bleiben – z.B. sein: Personalnummer, Mitarbeiter-Name, Geburtsdatum, Adresse, Abteilung, Einstufung,… Diese Akten-Indexwerte dienen einerseits dazu, die Dokumente in der Akte zu indexieren bzw. die Akte über die Werte auffindbar zu machen. Andererseits können diese aber auch für die Erstellung von standardisierten Dokumenten genutzt werden.

Über die Funktion „Dokument erstellen“ generiert die digitale Akte automatisch aus einem vorbereiteten Dokument und den Akten-Indexwerten ein individualisiertes Dokument. Dabei werden im Word-Dokument gesetzte Felder mit definierten Indexwerten der Akte befüllt und so ein neues Dokument erstellt. Bei einer Personalakte können Sie so mit nur einem Knopfdruck beispielsweise ein personalisiertes Geburtstags-Schreiben oder eine Abmahnung erstellen.