DMS Einführung
All-in-One-Lösung oder eigentständiges DMS?
In diesem Blogbeitrag erfahren Sie welche Vorteile ein Best-of-Breed-DMS-Ansatz bietet, wie unabhängige DMS-Lösungen für maximale Flexibilität und kosteneffiziente Verträge sorgen und warum spezialisierte DMS-Anbieter oft die besseren Funktionen und schneller auf Innovationen setzen.
All in DMS-Lösung im ERP oder doch eigenständiges DMS?
Immer häufiger werden bei der Einführung von ERP- oder FiBU-Systemen integrierte DMS-Komplettlösungen mit angeboten und implementiert. Eine „Standardintegration“ bietet dabei naturgemäß einige Vorteile: Schnittstellen müssen in der Regel nicht erstellt werden, und der Benutzer kann über eine einzige Anwendung auf alle Funktionen zugreifen.
Dennoch gibt es auch erhebliche Nachteile, insbesondere in den Bereichen Flexibilität, Kosten, Funktionalität und Innovationspotenzial.
Mehr zu den Vorteilen eines eigenständigen DMS in diesem Beitrag.
1. Best-of-Breed-Ansatz: Expertise im Dokumentenmanagement
Ein Dokumentenmanagementsystem (DMS) von einem spezialisierten Anbieter bietet in der Regel spezifischere und leistungsstärkere Funktionen, da diese Anbieter ihr gesamtes Know-how in die kontinuierliche Optimierung und Weiterentwicklung ihrer DMS-Lösungen investieren.
Durch den klaren Fokus auf Dokumentenmanagement können spezialisierte Anbieter schneller auf neue Marktanforderungen und Sicherheitsstandards reagieren und ihren Kunden so stets die modernste Technologie bereitstellen.
2. Maximale Flexibilität bei der Systemintegration
Ein unabhängiges DMS lässt sich oft mühelos in bestehende und zukünftige IT-Landschaften integrieren. Insbesondere in Unternehmen mit einer Vielzahl unterschiedlicher Systeme und Tools kann diese Flexibilität entscheidend sein.
Dank offener Schnittstellen (APIs) und standardisierter Konnektoren lässt sich ein unabhängiges DMS nahtlos mit verschiedenen Softwarelösungen verknüpfen. Dies bietet eine enorme Anpassungsfähigkeit, die bei ERP-integrierten DMS-Lösungen häufig eingeschränkt ist.
3. Kosteneffizienz durch Wettbewerbsvorteile
Die Auswahl eines unabhängigen DMS-Anbieters eröffnet oft ein größeres Kostensparpotenzial. Der Wettbewerb unter spezialisierten Anbietern führt häufig zu attraktiveren Preisstrukturen und flexibleren Vertragskonditionen.
Zudem können Unternehmen DMS-Lizenzen und Supportverträge unabhängig von ERP- oder FiBU-Systemverträgen verhandeln und erhalten so die Möglichkeit, individuell abgestimmte Lösungen innerhalb ihres Budgets zu wählen.
4. Unabhängigkeit und Vermeidung von Vendor Lock-in
Ein unabhängiges DMS minimiert das Risiko des Vendor Lock-ins und bewahrt die Flexibilität, auf Veränderungen und neue Anforderungen zu reagieren.
Unternehmen, die auf ein eigenständiges DMS setzen, bleiben handlungsfähig, wenn ein Anbieterwechsel oder ein Upgrade erforderlich wird, ohne dabei kostspielige Abhängigkeiten von einem einzigen Systemanbieter einzugehen.
5. Erweiterte Funktionen speziell für DMS
Spezialisierte DMS-Lösungen bieten oft Funktionen, die in ERP-integrierten Modulen fehlen oder nur eingeschränkt verfügbar sind. Dazu gehören erweiterte Suchfunktionen, automatisierte Workflows, detaillierte Zugriffsrechte sowie umfassende Compliance-Management-Tools, die für die sichere Archivierung und den Schutz sensibler Dokumente unerlässlich sind.
Diese zusätzlichen Funktionalitäten ermöglichen es Unternehmen, ihre Dokumentenprozesse effizienter und sicherer zu gestalten.
6. Schnelle Innovationszyklen und fortlaufende Verbesserungen
Durch den klaren Fokus auf Dokumentenmanagement bringen unabhängige DMS-Anbieter neue Funktionen und Updates wesentlich schneller auf den Markt als große ERP-Hersteller.
Mit flexiblen Entwicklungszyklen und einem spezialisierten Team können sie aktuelle Anforderungen schnell umsetzen und bieten ihren Kunden stets die neuesten Technologien und Funktionen – ohne von den Release-Zyklen eines umfangreichen ERP-Systems abhängig zu sein.
7. Unabhängige Upgrades und Wartung
Da ein unabhängiges DMS nicht in das ERP- oder FiBU-System integriert ist, können Updates und Wartungsarbeiten separat erfolgen. Das reduziert potenzielle Inkompatibilitäten und vereinfacht die Systempflege, da ein Update im ERP-System nicht das DMS beeinträchtigt (oder umgekehrt). Dies sorgt zudem für eine störungsfreie Umgebung und optimiert die Effizienz des IT-Managements.
