Wie und wo Sie ein DMS/ECM richtig einsetzen
DMS/ECM Einsatzgebiete
Erfahren Sie in diesem Blogbeitrag, wie und wo Sie ein Dokumentenmanagementsystem (DMS) bzw. ein Enterprise-Content-Management-System (ECM) in Ihrem Unternehmen ideal verwenden.
Einsatzgebiete DMS ECM
DMS ECM optimal Nutzen
Wie und wo sollten Sie in Ihrem Unternehmen ein Dokumentenmanagementsystem bzw. ECM System einsetzen?
Die wichtigsten Einsatzgebiete haben wir für Sie aufbereitet.
Automatische Archivierung interner Belege
Das DMS/ECM soll automatisch interne Belege, die von eigenen Softwareanwendungen erstellt werden, revisionssicher archivieren und leicht wieder auffindbar ablegen.
Dabei können unterschiedlichste Anwendungen an das Dokumentenmanagementsystem angebunden werden. Dazu zählen z.B.: ERP-Systeme, FiBu-Softwarelösungen, HR-Anwendungen, QM-Software…
Praxisbeispiele
Ein ERP System erstellt eine Rechnung sowie ein Lieferschein zu einem bestimmten Angebot. Beide Dokumente werden automatisch im Dokumentenmanagementsystem archiviert und können mit der Angebotsnummer gefunden werden.
Eine Prüfstraße erstellt automatisch Prüfberichte von Produktionschargen. Die Prüfberichte werden automatisch archiviert und mit dem entsprechenden Lieferschein im Dokumentenmanagementsystem verknüpft.
Zentrale Sammlung von externen Dokumenten
Das DMS/ECM soll eine zentrale Sammelstelle für die Vielzahl von externen Dokumenten sein, die Unternehmen empfangen. Sofern die Dokumente geschäfts- oder steuerrelevant sind, müssen sie archiviert werden. Durch die Nutzung eines DMS/ECM können Sie diese Dokumente sammeln und für eine revisionssichere digitale Archivierung sorgen.
Dies umfasst Rechnungen, Lieferscheine, Verträge, geschäftliche E-Mails und vieles mehr. Unabhängig davon, auf welche Art die Dokumente ins Unternehmen gelangen (sei es in Papierform, per E-Mail an zentrale E-Mail-Adressen, an spezifische Benutzer oder via Schnittstelle) werden diese archiviert und indexiert.
Praxisbeispiele
Kundenreklamationen, die an die Reklamations-E-Mail-Adresse gesendet werden, werden automatisch mit der Kundennummer archiviert.
Behördendokumente, die postalisch ins Unternehmen gelangen, werden eingescannt, indexiert und archiviert. Anschließend wird dem zuständigen Nutzer das Dokument digital zur Bearbeitung zugewiesen.
Dokumentenarchivierung
Welche Dokumente sollten Sie in einem DMS archivieren? Erfahren Sie mehr in diesem Blog.
Berechtigungssteuerung
Ein Dokumentenmanagementsystem (DMS) löst Fragen wie „Wer darf was mit welchen Dokumenten machen?“ und ermöglicht die genaue Festlegung von Zugriffsrechten, Bearbeitungsberechtigungen und Weiterleitungsberechtigungen.
Durch die Implementierung einer Berechtigungs-, Rollen- und Sicherheitsstruktur können Sie präzise bestimmen, wer welche Dokumente einsehen oder bearbeiten darf. Dadurch entfällt die Notwendigkeit komplexer Ordnerstrukturen, die oft individuell verwaltet werden müssen
Praxisbeispiele
Alle Mitarbeiter der Buchhaltung dürfen auf alle Rechnungen zugreifen. Die Abteilungsleiter dürfen aber nur die Abteilungsspezifischen Rechnungen sehen.
Die Mitarbeiter der HR-Abteilung dürfen alle HR-spezifischen Dokumente sehen und bearbeiten. Der Mitarbeiter darf seine eigenen HR Dokumente sehen, aber nicht bearbeiten.
Der Kundenbetreuer darf alle Dokumente (Verträge, Rechnungen, Lieferscheine, Angebote,…) dem ihm zugewiesenen Kunden sehen und zum Teil bearbeiten.
Ein Ort für alle Dokumente
Die meisten Unternehmen haben mit Informationssilos einzelner Mitarbeiter zu kämpfen. Unternehmensrelevante Dokumente werden in lokalen Ordnern oder individuellen Ablagestrukturen gespeichert, die für andere Mitarbeiter unauffindbar sind.
Wenn ein Mitarbeiter das Unternehmen verlässt oder längere Zeit ausfällt, oder wenn ein Kollege dringend ein bestimmtes Dokument benötigt, wird die Suche oft zu einer zeitaufwändigen Aufgabe.
Das DMS/ECM fungiert als Dokumentenspeicher und ermöglicht eine schnelle und einfache Auffindbarkeit aller Arten von Dokumenten. Dies kann durch eine Volltextsuche oder die Suche nach Indexwerten erfolgen.
Praxisbeispiele
Projektdokumente werden im DMS mit einem eigenen Dokumententyp abgelegt und können mit der Projektnummer immer gefunden werden.
Unterlagen zur Angebotslegung, wie E-Mails, Anforderungen oder Kalkulationen werden unter der Angebotsnummer im Dokumentenmanagementsystem archiviert.
Dokumentenvorgänge
Dokumente werden schon immer im Unternehmen zur Freigabe, Ansicht oder Kontrolle weitergegeben. Früher geschah dies in Papierform, während es heute in der Regel digital abläuft.
Durch den Einsatz eines Dokumentenmanagementsystems können Sie digitale Workflows nutzen, um einen durchgängig digitalen Dokumentenprozess ohne Verluste zu gewährleisten. Alle Dokumente sind jederzeit auffindbar, der aktuelle Freigabe- oder Vorgangszustand ist nachverfolgbar und eine strukturierte Bearbeitung ist garantiert.
Praxisbeispiele
Eingangsrechnungen werden mit einem Freigabeprozess durch das Unternehmen geleitet.
Reklamationen werden mittels Workflow durch die zuständigen Abteilungen gelenkt.
Strukturierung von Dokumenten
Ein DMS/ECM ermöglicht die Visualisierung der Struktur von Dokumenten und deren Verbindungen und Zusammenhänge zueinander. Sei es durch die Versionierung von Dokumenten oder referenzierenden Informationen. Durch die Indexierung von Dokumenten finden Sie auf einen Klick zusammengehörende Informationen aus verschiedenen Bereichen.
Praxisbeispiel
Sie suchen nach einem Vertrag und finden alle Dokumente, die inhaltlich auf diesen Vertrag verweisen.
