Digitale Workflows
Wie Sie beim Beschaffungsprozess Effizienz steigern und Zeit sparen können
Mehr über die Digitalisierung Ihres Beschaffungsmanagements mit LDOX und was Sie dabei beachten müssen, erfahren Sie in diesem Beitrag.
Die Schritte
des digitalen Beschaffungsmanagement
Die Gründe
für die Digitalisierung
Die Vorteile
eines digitalen Bestellmanagements
Diese Fragen
sind wichtig
Digitales Beschaffungsmanagement mit LDOX
Zu Beginn eines jeden Purchase-to-Pay Prozesses stehen die Bedarfsanforderung und die nachfolgende Bestellung. Auch in diesem Bereich der Ablauforganisation setzen sich zunehmend digitalisierte Prozesse durch.
LDOX dient auch bei diesen Geschäftsprozessen als einfache und umfassende Workflowlösung.
Wie Sie Ihr Beschaffungsmanagement mit LDOX digitalisieren können und was Sie dabei beachten müssen, erfahren Sie in diesem Beitrag.
Die Schritte des digitalen Beschaffungs Management
Egal ob Bedarfsanforderung oder Investitionsantrag – der grundsätzliche Ablauf im Beschaffungsmanagement ist immer derselbe.
Mit einem digitalen Beschaffungsmanagement leiten Sie den Freigabeprozess über LDOX in Ihrem Unternehmen.
- Z1. Erstellen einer Bedarfsmeldung / eines Investitionsantrags durch den Anforderer
- Z2. Prüfung der Bedarfsmeldungen durch eine Führungskraft
- Z3. Erstellung der zugehörenden Bestellanforderung durch den Anforderer
- Z4. Angebotseinholung
- Z5. Prüfung der Angebote durch den Einkauf
- Z6. Auslösung der Bestellung gem. Angebot und Erstellen der Bestellbestätigung
- Z7. Auslösen der Bestellung beim Lieferanten
Mit LDOX digitalisieren Sie den gesamten Prozess in einer Anwendung – vom Freigabeprozess bis zur Erstellung der Bestellung.
Warum der Bedarfsanforderungsprozess digitalisiert werden sollte
Durch digitalisierte Bedarfsanforderungs- bzw. Investitionsantragsprozesse werden Informationsverluste (Wie kam es zu einer Bestellung, was waren die internen Faktoren, welche Angebote lagen vor…) und Medienbrüche (z.B. Anforderung per Telefon, Antrag als Papierdokument, Bestellung via Fax) im Ablauf verhindert.
Speziell dezentrale Unternehmen profitieren ohne Papierantragswesen von schnelleren und überwachbaren Prozessen.
Durch die Digitalisierung können anschließend Bestellungen und die zugehörenden Rechnungen in Verbindung gebracht werden.
So sorgen Sie für einfache Recherche und Kontrollmöglichkeiten über den gesamten Prozess.
Digitale Workflows mit LDOX
Erfahren Sie mehr über unsere LDOX.Workflow Lösung
Vorteile eines digitalen Bestellmanagements mit LDOX
Zeitersparnis
Reduktion von Durchlaufzeiten und Arbeitszeit für den Beschaffungsprozess
Effizienz & Transparenz
Steigerung von Effizienz und Gewinnung von Transparenz
Standards
Vereinheitlichung des Beschaffungsvorgangs (nicht mehr per E-Mail, Telefon oder Papier)
Anbindung
Implementierung von Lieferanten und Katalogen
Richtlinien
Umsetzung von Unternehmensrichtlinien im Beschaffungsmanagement
Dokumentation
Vollständige Dokumentation und Aufzeichnung aller Arbeitsschritte
Zusammenführung
Verknüpfung & Zusammenführung von begleitenden Dokumenten (z.B. Rahmenvertrag)
Eskalationsmanagement
Regelungsmöglichkeiten bei Eskalationen
Wie digitalisieren Sie einen Beschaffungsprozess?
Welche Informationen sind wichtig und werden benötigt?
Um einen Beschaffungsprozess zu digitalisieren, benötigt ein Unternehmen feinen einheitlichen Informationsstandard ür diese Vorgänge.
Zwar werden je nach Art der Beschaffung bzw. Investition (Güter, Dienstleistungen,…) andere Informationen für einen Ablauf benötigt, dennoch sollte in einem digitalen Beschaffungsmanagement eine Bedarfsmeldung möglichst standardisiert sein.
Aus diesem Grund steht in einem ersten Schritt immer die Definition und Standardisierung einer Bedarfsmeldung entsprechend dem Bedarfsgut.
Dabei sollten Fragen im Vordergrund stehen wie: „Welche Informationen benötigen die Entscheidungsträger wirklich?“, „Welche Informationen benötigen die Besteller wirklich?“, „Welche Informationen können weiterführend im Prozess (z.B. Rechnungsfreigabe) von Nutzen sein?“.
Wie ist der aktuelle Arbeitsablauf im Unternehmen?
Mit einem digitalen Beschaffungsprozess werden meist bestehende Prozesse digitalisiert und standardisiert. In der Regel existieren in jedem Unternehmen bereits geregelte Abläufe.
Für die Einführung eines digitalen Beschaffungsprozesses werden diese Abläufe skizziert und bei möglichen Schwachstellen nachgeschärft.
Ein digitaler Workflow sollte nicht das Ziel haben, funktionierende Prozesse maßgeblich umzugestalten, sondern mit mehr Effizienz und Kontrollmöglichkeiten zu versehen.
Welche Prüfschritte werden benötigt?
Je nach unternehmensspezifischen Anforderungen kann es bei einem digitalen Beschaffungsprozess eine fachliche und oder sachliche Prüfung geben.
Diese Prüfungen können auch je nach Art des Bedarfs- bzw. Investitionsantrags automatisch gesteuert werden.
Welche Zuständigkeiten gibt es und wer darf was freigeben?
Ein Rollenkonzept sorgt für geordnete Abläufe. Zuständigkeitsbereiche und Vertreterregelungen können definiert werden.
Auch Freigabegrenzen in Verbindung mit unterschiedlichen Objekten wie Organisationseinheiten, Kostenstellen, Abteilungen oder Lieferanten können herangezogen werden. Je nach Art der Bedarfsmeldung ändern sich die Zuständigkeiten.
So können je nach Art der Bestellung (Güter, Rohstoffe vs. Gebrauchsmaterialien) oder nach Bestellwert unterschiedliche Freigeber im Beschaffungsprozess definiert werden.
Soll der Beschaffungsprozess anschließend mit dem Rechnungsfreigabeprozess verknüpft werden?
Sind sowohl der Beschaffungsprozess als auch der Rechnungsfreigabeprozess digitalisiert, können diese beiden Prozesse in LDOX verbunden werden.
So kann auf schnelle und unkomplizierte Weise z.B. bei der Rechnungsfreigabe der zugehörende Bestellprozess überprüft werden.
Welche weiteren Anwendungen sollen angebunden werden?
LDOX kann Daten und Informationen von anderen Anwendungen importieren, aber auch zur Verfügung stellen.
Unabhängig ob ERP, WaWi oder FiBu Software.
