Zusammengehörende Dokumente anzeigen

3 Digitale Akten, die unsere Kunden lieben

Dokumente zu finden und anzuzeigen sind die Grundfunktion eines jeden DMS / ECM Systems. Doch wie findet man am besten zusammengehörende Dokumente? In einer digitalen Akte.

Automatisch befüllt

Was sind digitale Akten?

Digitale Akten bündeln zusammengehörende Dokumente und fassen Informationen zu den Dokumenten oder zu einem Geschäftsfall auf dem Aktendeckblatt zusammen.

Digitale Akten werden immer wichtiger. Je weniger Papierdokumente in einem Unternehmen verwendet werden, desto wichtiger wird es, zusammengehörende Dokumente sowie auch in physischen Ordnern zusammen anzuzeigen. Digitale Akten bieten den Vorteil, dass ein Dokument in verschiedenen Akten vorkommen kann. So lassen sich unterschiedliche Informationen äußerst brauchbar zusammenfassen.

Mehr über digitale Akten erfahren

Digitale Personalakte

In der digitalen Personalakten finden Sie alle Dokumente eines Mitarbeiters.

Einsatzbereich
  • Personalabteilungen
  • Führungskräfte
  • Mitarbeiter, die die eigenen Dokumente einsehen möchten
Wichtige Eigenschaften
Alle Dokumente eines Mitarbeiters werden zentral aufgelistet, können sortiert, selektiert und eingesehen werden.

Im Aktendeckblatt können auch Mitarbeiterbilder und Informationen aus anderen Systemen (z.B.: Zeiterfassung…) angezeigt werden.

Automatisch generierte Dokumente wie Gehaltszettel werden ebenfalls automatisch in der entsprechenden Mitarbeiterakte archiviert.

Mögliche Anbindungen / Schnittstellen
  • Zeiterfassungssystem
  • Lohnbuchhaltung
  • HR-System

Digitale Kundenakte

Egal ob Vertrag, Angebot, Bestellung, Rechnung oder Beschwerde-E-Mail. In Kundenakten finden Sie alle wichtigen Dokumente und Belege ohne viel Suche.

Einsatzbereich
Bringen Sie alle Informationen eines Kunden zusammen. In der digitalen Kundenakte sind nicht nur alle Dokumente gesammelt, sondern auch noch einfach und schnell auffindbar.

Egal ob Rechnungen, Lieferscheine, Verträge, Reklamationen, Angebote, Bestellungen, wichtige E-Mails.

Über einen mobilen Zugang können Sie auch jederzeit auf die Akten zugreifen und so auch direkt bei Kundenterminen die Dokumente einsehen.

Wichtige Eigenschaften

Archivieren Sie automatisch erstellte Dokumente (z.B. Rechnungen aus der FiBu) direkt in die Kundenakte und importieren Sie andere einfach mittels Drag & Drop Funktion. Indexieren Sie so schnell und einfach das ganze Dokument mit den Eigenschaften des jeweiligen Kunden.

Lassen Sie sich auf dem Aktendeckblatt zum Beispiel den monatlichen Umsatz, die Anzahl der Bestellungen oder wichtige Vermerke anzeigen.

Mögliche Anbindungen / Schnittstellen
  • ERP-System
  • FiBu
  • Warenwirtschaftssystem
  • CRM
  • …

QM (Qualitätsmanagement) Akte

Mit der QM-Akte werden alle zusammengehörenden QM-Dokumente auf einen Blick und in einem digitalen Akt vereint. Bringen Sie zusammengehörende Dokumente wie Prüfungszeugnisse, Handbücher und Regelwerke zusammen und sorgen Sie für Übersicht.

Einsatzbereich
Speziell im Qualitätsmanagement ist es wichtig, dass zusammengehörende Dokumente einfach auffindbar und übersichtlich abgelegt sind.

So können Prüfungshandbücher in Zusammenhang mit Prüfungszeugnissen oder z.B. Handbücher mit Arbeitsanweisungen angezeigt werden. Mit terminierbaren Benachrichtigungen, können Sie sich automatisch z.B. über ablaufende Zertifikate oder Fristen erinnern lassen.

Wichtige Eigenschaften

Archivieren Sie automatisch erstellte Dokumente (z.B. Rechnungen aus der FiBu) direkt in die Kundenakte und importieren Sie andere einfach mittels Drag & Drop Funktion. Indexieren Sie so schnell und einfach das ganze Dokument mit den Eigenschaften des jeweiligen Kunden.

Lassen Sie sich auf dem Aktendeckblatt zum Beispiel den monatlichen Umsatz, die Anzahl der Bestellungen oder wichtige Vermerke anzeigen.

Mögliche Anbindungen / Schnittstellen
  • Qualitätsmanagement Software
  • Prüfungsprogramm
  • …

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Ein Dokument in unterschiedlichen Akten?

Das gleiche Dokument kann in verschiedenen Akten abgelegt sein. Wird eine neue Dokumentenversion erstellt, so wird auch das Dokument in allen Akten automatisch aktualisiert. So sind immer alle Akten auf dem neuesten Stand.

Zuordnung der Dokumente

Die Zuordnung der Dokumente kann automatisch oder manuell erfolgen. Bei einer automatischen Zuordnung erfolgt die Zuweisung über Indexwerte.

Beispiel Personalakte: Alle Dokumente im DMS / ECM mit der Personalnummer 005 sollen der Personalakte 005 zugewiesen werden.