Dokumentenarchivierung

Dateitypen mit denen Ihr DMS können muss

Welche klassischen, aber auch untypischen Dokumente Ihr Dokumentenmanagementsystem archivieren können sollte, erfahren Sie in diesem Blogartikel.

Dokumentenvielfalt

Archivierungslösungen werden immer vielfältiger in Unternehmen angewendet, weshalb sich auch die Anforderungen an die Anwendung zunehmend weiterentwickeln.

Es reicht nicht mehr aus, klassische Dokumente wie Rechnungen, Bestellungen oder E-Mails zu archivieren. Aufgrund eines erweiterten Einsatzgebietes und verschiedenster digitaler Datenquellen können weitere Dateiformate für eine Archivierung interessant sein.

Dateitypen

Wir haben Ihnen die verschiedenen Dateitypen die Ihr DMS / ECM können muss zusammengefasst:

PDF-Dateien

Egal ob Rechnung, Vertrag oder Handbuch. Wichtige, nicht zu verändernde Dokumente werden meist als PDF-Dateien gespeichert. Dabei ist auch auf die Möglichkeit einer Volltextindexierung des Dokuments zu achten.

Bild-, Video- und Audio-Dateien

Dateitypen wie mp3, mp4, jpg oder png werden auch immer häufiger archiviert. Fotos von Schadensfällen, Videos von Videokonferenzen oder Sprachaufnahmen werden auch zunehmend zur Absicherung aber auch zur Recherche archiviert. Ein Dokumentenmanagementsystem muss somit auch mit diesen Dateitypen können.

Papierdokumente

Die meisten Unternehmen erhalten noch zum Teil Rechnungen, Lieferscheine und Verträge im Papierformat. Diese Dokumente müssen manuell mühsam in Akten und Ordnern abgelegt und organisiert werden. Das kostet nicht nur viel Platz, sondern auch Zeit.

Sollten Sie nun nach einer älteren Rechnung suchen, muss dann zuerst der richtige Ordner aus dem passenden Jahr bzw. Monat gefunden werden. Anschließend durchforsten Sie den Ordner dann nach der gesuchten Rechnung. Mit einem DMS / ECM finden Sie die Rechnung binnen Sekunden.

Somit ist Digitalisierung – also das Scanning, Erfassen und Bereitstellen in Dateiform – von Papierdokumenten ebenfalls eine wichtige Funktion eines DMS / ECM.

Office-Dateien

Microsoft Word, Excel und PowerPoint sind in vielen Unternehmen Standardprogramme. Die daraus resultierenden Dateiformate wie DOCX, XLSX oder PPTX müssen unbedingt von einem DMS / ECM archivierbar und verarbeitbar sein.

Elektronische Rechnungsformate

Rechnungen in Formaten wie XRechnung, ebInterface, ZUGFeRD, Facture X oder Fatura PA zu versenden wird immer beliebter. Diese sollten aber auch sicher gespeichert und schnell gefunden werden. Im Optimalfall werden diese Rechnungsformate direkt automatisch an ein DMS weitergeben und archiviert.

E-Mails

Auch E-Mails sollen in einem DMS / ECM archivierbar sein. Entweder durch eine automatische Anbindung oder durch eine manuelle Drag & Drop Archivierung gelangen E-Mails in Ihr Archivsystem. Dabei ist auf die Kompatibilität des Dateityps msg (Outlook) oder eml (Lotus Notes) zu achten.

Dateien aus Fachanwendungen und technische Zeichnungen

Jedes Unternehmen speichert solche Dateien individuell. Aber gerade bei besonderen Dateitypen braucht es eine zentrale Speicherung mit klaren Indexwerten, damit diese Dateien jederzeit gesucht und gefunden werden können.