DMS / ECM
Compliance und Datensicherheit mit DMS / ECM: Gewährleistung von Sicherheit und Einhaltung von Vorschriften
Unterstützung durch DMS / ECM Software
In der heutigen digitalen Geschäftswelt ist die Einhaltung von Vorschriften und der Schutz sensibler Daten von entscheidender Bedeutung. Unternehmen stehen vor der Herausforderung, Compliance-Anforderungen zu erfüllen und gleichzeitig die Sicherheit ihrer Informationen zu gewährleisten.
Eine effektive Lösung zur Bewältigung dieser Aufgaben ist die Implementierung eines Dokumentenmanagement-Systems (DMS) oder eines Enterprise Content Management (ECM) Systems. In diesem Artikel werden wir erläutern, wie eine DMS / ECM Software Unternehmen dabei unterstützen kann, Compliance-Anforderungen zu erfüllen und die Datensicherheit zu gewährleisten. Wir werden uns auf wichtige Funktionen wie revisionssichere Archivierung, Zugriffskontrollen und Audit-Trails konzentrieren.
Revisionssichere Archivierung
Die revisionssichere Archivierung ist ein zentraler Aspekt der Einhaltung von Vorschriften und der Aufbewahrung von Dokumenten. Mit einer DMS / ECM Software können Unternehmen Dokumente elektronisch archivieren und Aufbewahrungsfristen einhalten. Dadurch werden die Risiken von Datenverlust, Beschädigung oder unbefugtem Zugriff minimiert. Eine revisionssichere Archivierung gewährleistet auch, dass Dokumente unveränderlich und nachvollziehbar bleiben, was für die Einhaltung von Compliance-Richtlinien unerlässlich ist.
Länderspezifische rechtliche Vorgaben
Revisionssichere Archivierung in Deutschland
In Deutschland gibt es spezifische rechtliche Anforderungen an die revisionssichere Archivierung von Dokumenten. Die Grundsätze ordnungsgemäßer Buchführung (GoBD) sind die maßgeblichen Vorschriften, die Unternehmen bei der elektronischen Aufbewahrung von steuerlich relevanten Unterlagen beachten müssen. Gemäß den GoBD müssen elektronisch erstellte und empfangene Dokumente während der gesetzlichen Aufbewahrungsfrist aufbewahrt werden.
Beispiele für die Aufbewahrungsfristen in Deutschland:
- Handelsbücher: 10 Jahre
- Buchungsbelege und Rechnungen: 10 Jahre
- Lohn- und Gehaltsunterlagen: 6 Jahre
Revisionssichere Archivierung in Österreich
In Österreich gibt es, ähnlich wie in Deutschland, rechtliche Vorgaben für die revisionssichere Archivierung von Dokumenten. Das österreichische Unternehmensgesetzbuch (UGB) regelt die Aufbewahrungsfristen und -pflichten für Unternehmensdokumente. Gemäß dem UGB müssen Unternehmen ihre Geschäftsunterlagen für bestimmte Zeiträume aufbewahren, wobei die Revisionssicherheit eine wichtige Rolle spielt.
Beispiele für die Aufbewahrungsfristen in Deutschland:
- Bücher und Belege: 7 Jahre
- Geschäftskorrespondenz: 6 Jahre
- Steuerunterlagen: 7 Jahre
Revisionssichere Archivierung in der Schweiz
In der Schweiz sind die gesetzlichen Bestimmungen zur revisionssicheren Archivierung von Dokumenten im Obligationenrecht (OR) geregelt. Unternehmen sind verpflichtet, ihre Geschäftsunterlagen für eine bestimmte Zeit aufzubewahren und dabei die Integrität und Authentizität der Dokumente sicherzustellen. Die Eidgenössische Steuerverwaltung (ESTV) hat ebenfalls spezifische Anforderungen an die elektronische Archivierung von steuerlich relevanten Unterlagen.
Beispiele für die Aufbewahrungsfristen in der Schweiz:
- Geschäftsbriefe: 10 Jahre
- Buchhaltungsunterlagen: 10 Jahre
- Steuerunterlagen: 10 Jahre
Zugriffskontrollen
Die Kontrolle des Zugriffs auf sensible Informationen ist ein entscheidender Aspekt der Datensicherheit und Compliance in Unternehmen. Eine DMS/ECM-Software bietet die Möglichkeit, effektive Zugriffskontrollen zu implementieren, um sicherzustellen, dass nur autorisierte Benutzer auf bestimmte Dokumente zugreifen können.
Eine umfassende Zugriffskontrolle beginnt mit der Identifizierung und Authentifizierung von Benutzern. Die DMS/ECM-Software ermöglicht es Unternehmen, individuelle Benutzerkonten einzurichten und den Zugriff auf diese Konten mit sicheren Anmeldeinformationen wie Benutzernamen und Passwörtern zu schützen. Zusätzlich können fortschrittlichere Authentifizierungsmethoden wie Zwei-Faktor-Authentifizierung (2FA) oder biometrische Daten verwendet werden, um die Sicherheit weiter zu erhöhen.
Ein weiterer wichtiger Aspekt der Zugriffskontrolle ist die Vergabe von individuellen Berechtigungen und Rollen. Die DMS/ECM-Software ermöglicht es Unternehmen, verschiedene Berechtigungsstufen einzurichten, die den Benutzern Zugriff auf bestimmte Dokumente oder Dokumentenkategorien gewähren oder verweigern. Dadurch können Unternehmen den Zugriff auf vertrauliche Informationen beschränken und sicherstellen, dass nur diejenigen Mitarbeiter darauf zugreifen können, die dazu befugt sind.
Die Vergabe von Berechtigungen kann auf verschiedenen Ebenen erfolgen. Es können beispielsweise Zugriffsrechte auf Benutzerebene, Gruppenebene oder sogar auf der Ebene einzelner Dokumente oder Dokumentenkategorien festgelegt werden. Dies ermöglicht eine feinere Granularität bei der Kontrolle des Zugriffs und erleichtert die Verwaltung der Zugriffsrechte.
Darüber hinaus bieten moderne DMS/ECM-Systeme auch die Möglichkeit, den Zugriff auf Dokumente zeitlich zu begrenzen. Unternehmen können beispielsweise Zugriffsfristen festlegen, innerhalb derer bestimmte Benutzer auf Dokumente zugreifen dürfen. Nach Ablauf der Frist wird der Zugriff automatisch verweigert, um die Einhaltung von Richtlinien und die Vertraulichkeit sensibler Informationen zu gewährleisten.
Eine effektive Zugriffskontrolle beinhaltet auch die Überwachung von Zugriffsaktivitäten. Die DMS/ECM-Software zeichnet alle Zugriffsversuche und Aktivitäten im Zusammenhang mit Dokumenten auf und erstellt Audit-Trails, um eine lückenlose Überwachung zu ermöglichen. Diese Protokolle können im Rahmen von Compliance-Anforderungen oder internen Untersuchungen genutzt werden, um verdächtige Aktivitäten aufzudecken oder den Nachweis der Einhaltung von Vorschriften zu erbringen.
Die Implementierung einer robusten Zugriffskontrolle ist von entscheidender Bedeutung, um die Datensicherheit zu gewährleisten, Compliance-Anforderungen zu erfüllen und das Risiko unbefugter Zugriffe oder Datenlecks zu minimieren. Eine DMS/ECM-Software bietet Unternehmen die notwendigen Tools und Funktionen, um die Zugriffskontrolle effektiv zu verwalten und die Vertraulichkeit sensibler Informationen zu schützen.
Audit-Trails
Ein Audit-Trail ist ein Protokoll, das sämtliche Aktivitäten im Zusammenhang mit einem Dokument erfasst. In der Welt der Dokumentenmanagement- und Enterprise-Content-Management-Software (DMS/ECM) ermöglicht es eine solche Software, den Audit-Trail zu erstellen und zu verwalten, um den Zugriff auf Dokumente zu überwachen und Änderungen detailliert nachzuverfolgen.
Die Implementierung eines Audit-Trails ist besonders wichtig, um Compliance-Anforderungen zu erfüllen und die Nachvollziehbarkeit von Dokumenten zu gewährleisten. Unternehmen sehen sich oft mit strengen rechtlichen Bestimmungen konfrontiert, die eine lückenlose Dokumentation und Überwachung von Dokumentenaktivitäten erfordern. Compliance-Vorschriften können beispielsweise die Einhaltung bestimmter Industriestandards, Datenschutzrichtlinien oder behördlicher Auflagen betreffen. Durch die Aufzeichnung und Überwachung von Benutzeraktivitäten können Unternehmen im Falle von Audits oder Untersuchungen detaillierte Berichte vorlegen und ihre Einhaltung der geltenden Bestimmungen nachweisen.
Die DMS/ECM-Software ermöglicht die Erfassung verschiedener Arten von Aktivitäten, die im Zusammenhang mit einem Dokument stattfinden. Dazu gehören beispielsweise das Abrufen, Bearbeiten, Verschieben, Löschen oder Freigeben von Dokumenten. Jeder dieser Vorgänge wird im Audit-Trail erfasst und mit Informationen wie Datum, Uhrzeit, Benutzername und Art der durchgeführten Aktion verknüpft.
Kostenlose Beratung
Wenn Sie sich für Compliance und Datensicherheit mit DMS / ECM interessieren, stehen wir Ihnen gerne für weitere Informationen zur Verfügung.
