LDOX.DMS

Cloud-basierte vs. On-Premise-DMS Lösungen

In diesem Blogartikel vergleichen wir die beiden Optionen, um Ihnen bei der Entscheidungsfindung zu helfen.

Get started

P

Was passt besser zu Ihrem Unternehmen?

Die Digitalisierung hat in den letzten Jahren das Thema Dokumentenmanagement in den Fokus vieler Unternehmen gerückt. Die Einführung eines Dokumentenmanagementsystems (DMS) ist ein entscheidender Schritt, um die Effizienz der internen Abläufe zu steigern und den Umgang mit Dokumenten zu optimieren.

Bei der Auswahl eines DMS stehen Unternehmen oft vor der Entscheidung: Cloud-basierte oder On-Premise-Lösung?

Beide Ansätze bieten Vor- und Nachteile, die im Einklang mit den individuellen Anforderungen eines Unternehmens abgewogen werden müssen. In diesem Blogartikel vergleichen wir die beiden Optionen, um Ihnen bei der Entscheidungsfindung zu helfen.

Was ist ein DMS?

Ein Dokumentenmanagementsystem ermöglicht die digitale Verwaltung von Dokumenten, von der Erstellung über die Speicherung bis hin zur Archivierung. Ein DMS hilft, den Dokumentenfluss im Unternehmen zu steuern, die Zusammenarbeit zu verbessern und Prozesse zu automatisieren. Die Kernfrage bei der Einführung eines DMS ist jedoch: Soll es lokal (On-Premise) installiert oder cloudbasiert sein?

On-Premise

Cloud-basiert

On-Premise bedeutet, dass Software und Daten auf den eigenen Servern eines Unternehmens vor Ort installiert und betrieben werden. Die vollständige Kontrolle über die Hardware, Software und Daten liegt beim Unternehmen selbst, und das IT-Team ist für die Wartung, Sicherheit und Updates verantwortlich.

eks illustrationen - Blog Welche Dokumente archivieren.png

On-Premise-DMS:
Vorteile und Herausforderungen

Vorteile

P

Kontrolle und Sicherheit

Bei einem On-Premise-DMS verbleiben alle Daten auf den Servern des Unternehmens. Für Unternehmen, die besonders sensible Daten verarbeiten, ist dies oft die bevorzugte Wahl, da die volle Kontrolle über die Daten in ihren Händen bleibt.

P

Individuelle Anpassung

Da das System im eigenen Rechenzentrum betrieben wird, ist es oft einfacher, spezifische Anpassungen vorzunehmen. Unternehmen können das DMS exakt an ihre Geschäftsprozesse anpassen, ohne auf Einschränkungen von Cloud-Anbietern zu stoßen.

P

Einmalige Anschaffungskosten

Zwar sind die Anfangsinvestitionen hoch, aber langfristig können die Kosten für Lizenzen und Hardware stabiler sein als bei laufenden Abonnementgebühren von Cloud-Anbietern.

Herausforderungen

O

Höhere Anschaffungskosten

Die Implementierung eines On-Premise-DMS erfordert signifikante Investitionen in Hardware, Software und IT-Ressourcen. Hinzu kommen Wartungskosten und Aufwände für die Aktualisierung des Systems.

O

Wartung und Support

Unternehmen müssen eigenes IT-Personal bereitstellen, um das System zu warten und regelmäßig Updates und Sicherheitspatches durchzuführen. Das bedeutet zusätzliche personelle und finanzielle Belastungen.

O

Skalierbarkeit

Wenn ein Unternehmen wächst und mehr Kapazität benötigt, kann es komplex und teuer werden, die On-Premise-Infrastruktur zu erweitern. Zusätzliche Server und Speicher müssen angeschafft und implementiert werden.

Cloud-basierte DMS-Lösungen:
Flexibilität und Effizienz

Vorteile

P

Geringe Anfangskosten

Cloud-basierte DMS-Lösungen sind in der Regel abonnementsbasiert, was die hohen Anfangsinvestitionen vermeidet. Unternehmen zahlen eine monatliche oder jährliche Gebühr, die oft alle Kosten für Wartung, Support und Updates beinhaltet.

P

Zugänglichkeit und Flexibilität

Da das System in der Cloud betrieben wird, können Mitarbeiter von überall und jederzeit auf die Dokumente zugreifen, solange sie eine Internetverbindung haben. Dies ist besonders vorteilhaft für Unternehmen mit verteilten Teams oder Mitarbeitern im Homeoffice.

P

Automatische Updates

Der Cloud-Anbieter ist für die Wartung des Systems verantwortlich, sodass regelmäßige Updates und Sicherheitspatches automatisch eingespielt werden. Unternehmen müssen sich nicht um die IT-Administration kümmern.

P

Einfache Skalierbarkeit

Cloud-Lösungen lassen sich einfach nach oben oder unten skalieren, je nach dem, wie sich die Bedürfnisse eines Unternehmens entwickeln. Dies ermöglicht es, flexibel auf Veränderungen zu reagieren, ohne große Investitionen tätigen zu müssen.

Herausforderungen

O

Abhängigkeit vom Anbieter

Die Daten liegen in der Cloud und sind somit in den Händen des Anbieters. Das bedeutet, dass Unternehmen darauf vertrauen müssen, dass der Anbieter die Sicherheit und Verfügbarkeit der Daten gewährleisten kann. Es besteht auch eine Abhängigkeit von der Internetverbindung.

O

Eingeschränkte Konfiguration

Eine weitere Herausforderung bei cloud-basierten DMS-Lösungen ist die eingeschränkte Konfigurierbarkeit. Unternehmen sind oft an die Standardvorgaben des Anbieters gebunden, was die Anpassung an spezifische Geschäftsprozesse erschwert und individuelle Anforderungen einschränken kann.

O

Laufende Kosten

Während die Anfangskosten niedriger sind, können die langfristigen Kosten eines Abonnementmodells je nach Unternehmensgröße und Anforderungen höher ausfallen als bei einer On-Premise-Lösung. Es ist wichtig, die Gesamtkosten (Total Cost of Ownership) über mehrere Jahre hinweg zu berücksichtigen.

O

Datensicherheit und Compliance

Besonders in streng regulierten Branchen (z. B. Gesundheitswesen, Finanzen) können Bedenken hinsichtlich der Datenhoheit und des Datenschutzes in der Cloud auftreten. Unternehmen müssen sicherstellen, dass der Cloud-Anbieter den geltenden Datenschutzvorschriften (z. B. DSGVO) entspricht.

eks-Bilder-Hochkant-Blog-Unterschied-DMS-ECM-1

Welches System passt zu Ihrem Unternehmen?

Die Wahl zwischen einem cloud-basierten und einem On-Premise-DMS hängt stark von den individuellen Bedürfnissen und Ressourcen Ihres Unternehmens ab.



Cloud-DMS

eignet sich besonders für kleine und mittelständische Unternehmen (KMUs), die eine kosteneffiziente, flexible Lösung mit minimalem Wartungsaufwand suchen. Auch Unternehmen, die remote arbeiten oder Teams an verschiedenen Standorten haben, profitieren von der ständigen Verfügbarkeit der Dokumente.



On-Premise-DMS

ist dagegen ideal für große Unternehmen oder solche, die streng regulierte Daten handhaben und maximale Kontrolle über ihre IT-Infrastruktur behalten wollen. Wenn Datenschutz und die Anpassungsfähigkeit des Systems höchste Priorität haben, ist On-Premise die sicherere Wahl.

Fazit

Beide Ansätze – cloudbasiert und On-Premise – haben ihre Vor- und Nachteile. Für viele Unternehmen wird die Entscheidung eine Abwägung zwischen Sicherheit, Kosten, Skalierbarkeit und Flexibilität sein. Es gibt keine universelle Lösung, aber durch eine sorgfältige Analyse der eigenen Bedürfnisse und Kapazitäten kann jedes Unternehmen das für sich optimale Dokumentenmanagementsystem finden.

Das Wichtigste ist, dass das DMS die Geschäftsprozesse effizient unterstützt, die Zusammenarbeit im Team verbessert und sicherstellt, dass alle Dokumente sicher und leicht zugänglich sind – unabhängig davon, ob die Daten in der Cloud oder vor Ort gespeichert werden.