LDOX.ECM / Workflows
Die Ausbaustufen eines Eingangsrechnungs-Workflows
Erfahren Sie in diesem Beitrag, wie Sie noch mehr manuelle Bearbeitungsschritte auf automatisierte Bearbeitung umstellen.
Eingangsrechnungs-Freigabeprozess überall gleich?
Ein Eingangsrechnungsfreigabeprozess ist vermeintlich überall gleich.
Rechnung gelangt in das Unternehmen
Die zuständigen Freigabeinstanzen geben die Rechnung frei
Die Rechnung wird von der Buchhaltung verbucht
Die Rechnung wird bezahlt
Was in der Theorie einfach klingt, ist in der Praxis doch hochkomplex. Denn…
Belege gelangen über verschiedene Wege und an verschiedene Empfänger in das Unternehmen.
Die Freigabe Instanzen sind je nach Projekt, Abteilung, Rechnungshöhe abhängig von verschiedenen Parametern, wer zuständig ist.
Die Buchhaltung erhält immer erst die Rechnungen am Ende des Freigabeprozesses. Verbuchungen müssen nachgezogen werden und Bottlenecks im Freigabeprozess sorgen für Verlust von Skonto-Vorteilen und für längere Durchlaufzeiten.
Eine Liquiditätsplanung ist schier unmöglich.
Bei einem klassischen Eingangsrechnungsfreigabeprozess wird die Rechnung in Papierform durch das Unternehmen gereicht. Freigeben kontrollieren, zeichnen die Rechnung ab, notieren die Verbuchung, welche wiederum von der Buchhaltung anschließend erfasst und mit der FiBu-Software verbucht wird.
Alles in allem, viele manuelle Handgriffe, viele doppelte Verarbeitungen, lange Durchlaufzeiten, viel Papier und wenig Prozesskontrolle.
Der digitale Eingangsrechnungs-Freigabeprozess
Mit einem digitalen Eingangsrechnungsfreigabeprozess vereinheitlichen Sie die Vorgangsweise und stellen Ihre manuelle Bearbeitung auf teils vollautomatisierte Bearbeitung um.
Je nach Ausbaustufe des Eingangsrechnungsfreigabeprozesses können Unternehmen die Rechnungsfreigabe mit dem LDOX.ECM digitalisieren.
Wir unterscheiden hier zwischen 4 Ausbaustufen:
Digitale Rechnungsfreigabe
Rechnungen werden manuell erfasst (indexiert), archiviert und anhand eines Workflows durch den Freigabeprozess geleitet.
Geeignet für
Unternehmen mit unter 10.000 Rechnungen pro Jahr, die Effizienz und eine einfache digitale Verarbeitung sicherstellen möchten.
Vorteile
Digitaler Prozess, schnelle und kostengünstige Einführung
Digitale Rechnungsfreigabe mit OCR Kopfdaten Extraktion
Rechnungen werden erfasst und mittels OCR-Software indexiert, anhand der Kopfdaten der Rechnung indexiert und archiviert. Die Rechnung kann auf verschiedene Parameter (z.B. Prüfung steuerkonforme Rechnungsmerkmale) beginnen. Anschließend startet der Freigabe-Workflow, wobei auch Abgleiche gegen Daten anderer Systeme möglich sind.
Geeignet für
Unternehmen mit über 10.000 Rechnungen pro Jahr, die bei der Erfassung, Archivierung und Indexierung Zeit sparen möchten.
Vorteile
Digitaler Prozess, einfache und schnelle Erfassung
Digitale Rechnungsfreigabe mit OCR Kopf und Positionsdaten Extraktion
Rechnungen werden erfasst und mittels OCR-Software in den Kopf- und Positionsdaten ausgelesen und indexiert. Sind Bestelldaten in Systemen vorhanden, kann das LDOX.ECM auch gleich eine Prüfung der Rechnung automatisch vornehmen. Auch ist es möglich, die Rechnungsdaten gegen verbuchte Lieferdaten automatisch prüfen zu lassen und so evtl. Differenzen schnell und sicher festzustellen.
Im Freigabeworkflow kann aufgrund der verarbeitbaren Rechnungspositionen eine granularere Zuordnung der Zuständigkeiten erfolgen (z.B. bei Sammelrechnungen).
Geeignet für
Unternehmen mit über 10.000 Rechnungen pro Jahr, die bei der Erfassung, Archivierung und Indexierung Zeit sparen möchten und Rechnungspositionen automatisiert überprüfen lassen möchten.
Vorteile
Digitaler Prozess, viele automatisierte Prüfungsmöglichkeiten
Digitale Rechnungsfreigabe mit OCR Kopf- und Positionsdaten Extraktion und Kontierung
In dieser Ausbaustufe erreichen Sie das weitgehende Ziel, Rechnungen gänzlich digital zu verarbeiten und Arbeitsschritte nur einmal ausführen zu müssen.
Die Rechnungen werden erfasst, mittels OCR-Software in den Kopf- und Positionsdaten ausgelesen und indexiert. Abgleiche gegen Bestelldaten oder auch Lieferdaten sorgen für schnelle und einfache Prüfungen. Während des Freigabeworkflows kann die Rechnung sofort für die Buchhaltung mit den vorhandenen Buchhaltungsdaten kontiert und freigegeben werden.
Sind bei den Bestelldaten Buchungsinformationen enthalten, so werden diese direkt übernommen. Die Kontierungsdaten werden nach einem erfolgreichem Freigabeprozess an die FiBu-Software übermittelt und automatisch verbucht
Durch die Kontierungsmöglichkeit wird die Anzahl von (doppelten) Arbeitsschritten spürbar reduziert.
Geeignet für
Unternehmen mit über 10.000 Rechnungen pro Jahr die ihren Rechnungsfreigabeprozess umfänglich digitalisieren möchten.
Vorteile
Gänzlich digitaler Prozess mit vielen automatischen Prüfungsmöglichkeiten, starke Reduktion von doppelten Arbeitsprozessen und Erfassungen
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