ECM / Vertragsmanagement

Digitales Verwalten von Verträgen

Sammeln Sie alle Vertragsinformationen & Dokumente an einem Ort, steuern Sie den Zugriff über ein Berechtigungsmanagement und lassen Sie sich automatisch über auslaufende Fristen benachrichtigen.

Get started

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Reporting

Überwachen Sie Ihre Verträge mit der Reportingfunktion

LDOX.Vertragsakte

Alle Informationen und Verträge auf einen Klick

Mit unserer LDOX.Vertagsakte digitalisieren Sie Ihr Vertragsmanagement.

Vertragsdokumente und Informationen werden über unser ECM in einer digitalen Vertragsakte archiviert und verwaltet.

Legen Sie alle zusätzlichen Dokumente und Informationen zum Vertrag in der Vertragsakte ab und sammeln Sie so alles an einer Stelle.

Ein zentraler Prozess sorgt dafür, dass die Fristen der Vertragsdokumente überwacht und E-Mail-Benachrichtigungen versendet werden.

Vertragsmanagement - Digitale Vertragsakte

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Schnelle Suche

Suchen Sie Verträge schnell & einfach über bestimmte Parameter (Vertragsart, Kündigungstermin, Geltungsbereich, …)

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Fristenreminder

Definieren Sie Fristen und lassen Sie sich automatisch an diese erinnern.

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Berechtigungen

Über ein Berechtigungskonzept können Sie genau steuern, welche Nutzer, welche Akten mit welchen Dokumenten sehen und bearbeiten dürfen.

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Dokumente aus Akte generieren

Mit nur einem Klick generieren Sie direkt aus einer Akte ein individualisiertes Dokument (z.B. Kündigungsschreiben des Vertrags).

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Geltungsbereiche

Legen Sie fest, für welche Niederlassungen und welchen Gültigkeitsbereich der Vertrag gültig ist.

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History

Änderungen an der Vertragsakte und den Vertragsdokumenten werden automatisch aufgezeichnet.

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Reportingmöglichkeiten

Behalten Sie den Überblick über sämtliche Verträge inklusive
dazugehörenden Anhängen sowie Fristen.

Anbindungsmöglichkeiten

Binden Sie Fibu, ERP, WaWi… Anwendungen direkt LDOX an und nutzen Sie so Daten und Informationen aus allen Systemen für Ihr digitales Vertragsmanagement.

Mehr über Anbindungen erfahren

Vertragsmanagement mit LDOX – Einsatzgebiete

Wie und wo wird das Vertragsmanagement mit der LDOX.Vertragsakte in Unternehmen eingesetzt:

iMiet-, Leasing-, Kaufverträge
iVersicherungen (z.B. KFZ, Haftpflicht)
iBezugsverträge (z.B. Garn, Strom)
iWartungsverträge
iWerkverträge

Aufbau der LDOX.Vertragsakte

1. Übersicht aller Verträge

Über die Vertragsübersicht haben Sie die Möglichkeit sich alle Verträge zu einem Thema anzusehen. Natürlich können Sie auch über die Suchmaske nach bestimmten Verträgen oder Parametern direkt suchen.

2. Aktendeckblatt mit Informationen

Jede Vertagsakte kann mit individuellen Indexwerten versehen werden. Diese Indexwerte beinhalten Informationen die entweder automatisch oder manuell befüllt werden können. Durch unsere LDOX Schnittstellen können auch Informationen aus anderen Anwendungen bereitgestellt und aktualisiert werden.

3. Dokumente in Vertragsakte ablegen

Importieren Sie Vertragsdokumente direkt über die Import- oder die Scan-Möglichkeit in der Akte. Übernehmen Sie dabei automatisch die Werte der Akte als Indexierung der neuen Dokumente.

4. Informationen verwalten

Durch die umfangreichen Eingabemöglichkeiten können Vertragsdaten, Gültigkeiten, Bereiche in standardisierter Form eingegeben und verwaltet werden.

5. Automatische Fristenberechnung

Durch den integrierten Fristenrechner können auch komplexe Laufzeitregelungen und Kündigungsfristen abgebildet werden. Die automatische Erinnerungsmöglichkeit hilft Ihnen dabei, keine anstehenden Vertragstermine zu vergessen.

Damit Sie keine Frist verpassen

Vertragsmanagement mit Reporting

Erstellen Sie ganz einfach Reportings über die bestehenden Verträge in Ihrem Unternehmen oder einzelnen Abteilungen.

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start working!

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Ein Dokument in unterschiedlichen Akten?

Das gleiche Dokument kann in verschiedenen Akten abgelegt sein. Wird eine neue Dokumentenversion erstellt, so wird auch das Dokument in allen Akten automatisch aktualisiert. So sind immer alle Akten auf dem neuesten Stand.