ECM / DMS Begriffe einfach erklärt

AI steht für Artificial Intelligence, was soviel wie künstliche Intelligenz bedeutet.
AI beschäftigt sich mit automatischem, maschinellen Lernen, welches Softwareanwendungen aufgrund der Nutzung laufend aktiv verbessert.

Unter einer Anbindung verstehen wie die Möglichkeit, das andere Softwareanwendungen , die Daten und Dokumente erstellen mit dem Dokumentenmanagmentsystem bzw. ECM zu verbinden und so eine automatisierte Archivierung der Daten sicherzustellen.

Mehr zu diesem Thema erfahren Sie auf dieser Seite.

Unter der „Archivierung“ verstehen wir das revisionssichere Ablegen von Dokumenten gemäß GDPdU, GoBS bzw. GeBüV. Die Dokumente werden dabei unveränderbar im Dokumentenmanagementsystem gespeichert. Die Archivierung kann automatisch oder manuell erfolgen.

In einer digitalen Akte fassen Sie digitale Dokumente zu einem Geschäftsfall zusammen.

Die Abkürzung DMS steht für Dokumentenmanagementsystem. Ein Dokumentenmanagementsystem soll die Erstellung, Bearbeitung, intelligente Verteilung, die Ein- und Ausgabe, die revisionssichere Archivierung sowie die Suche nach Dokumenten abdecken.

Oftmals wird ein DMS auch mit einem ECM verglichen. In der Regel besitzen die meisten Dokumentenmanagementsysteme auch alle Funktionen, die ein ECM-System vorweisen kann.

ECM steht für Enterprise-Content-Management.

Eine ECM Software ist ein System, das für Unternehmen die umfassende Erfassung, Zusammenführung, Verwaltung, Archivierung und Bearbeitung sämtlicher Unternehmensinformationen ermöglichen soll. Kurz gesagt, alles was es an Content (Dokumente, Daten, Informationen) gibt, sollte im Optimalfall in einem ECM zusammenlaufen.

Grundsätzlich sind bei einem ECM-System auch alle Funktionen eines DMS vorhanden.

Bei einer ECM-Strategie geht es somit darum, Informationen zentral zu sammeln, um weitere Informationen aus anderen Quellen zu ergänzen, internen und externen Anwendern nutzungsbasiert zugänglich zu machen oder anderen Anwendungen bereit zu stellen.
Eckpunkte einer ECM-Strategie sind:
· Ablage von Content an einem zentralen Ort
· Sammeln und Verknüpfen von Content mit Daten und Informationen aus verschiedensten Informationsquellen
· Interpretieren und Verarbeiten von Informationen
· Bereitstellen von Content und Informationen über das ECM-Portal für Anwender und Anwendungen
· Schaffung von digitalen Arbeitsabläufen (Workflows)

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GoBD, BAO und GeBüV sind die Gesetzesgrundlagen in Deutschland, Österreich und der Schweiz, die sich mit der Archivierung von Geschäftsdokumenten beschäftigen.

GoBD… Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff (Deutschland)

BAO… Bundesabgabenordnung (Österreich)

GeBüV… Geschäftsbücherverordnung (Schweiz)

Ein Importprofil legt fest, was für eine Art von Dokument ins DMS / ECM geladen werden soll. Hinter einem Importprofil stecken bestimmte Indexwerte, die als Pflichtfelder oder freiwillige Felder befüllt werden müssen oder können.
Wählt man als Beispiel das Importprofil: Eingangsrechnungen aus, so können hinter diesem Profil Indexwerte wie Rechnungsdatum, Rechnungsnummer, Kreditor, Debitor,… stehen.
In einem DMS / ECM System können Sie meist selbst definieren, wie ein Importprofil heißen soll und welche Indexwerte dahinter stehen.

Um Dokumente in einem DMS / ECM optimal nutzen zu können, ist eine Indexierung eines Dokuments notwendig. Dabei werden bestimmte Werte (z.B. bei einer Rechnung: Kreditor, Rechnungsnummer, Datum…) als definierte Suchwerte des Dokuments hinterlegt. Eine automatische Volltextindexierung von Dokumenten ist auch mit dem LDOX.ECM möglich. Allerdings wird bei einer großen Dokumentenanzahl im DMS die Trefferliste immer umfangreicher.

Indexwerte sind definierte Dokumenteigenschaften, die bei der Suche nach Dokumenten als Such- bzw. Filtermöglichkeit verwendet werden können.

Durch definierte Indexwerte sind Dokumente schneller und eindeutiger auffindbar als durch die Suche über den Volltext eines Dokuments.

Typische Indexwerte sind z.B.:

• Belegnummer
• Belegdatum
• Betrag
• Kundennummer
• Lieferantennummer
• …

Unter der Integration von LDOX verstehen wir, dass bestimmte Funktionalitäten von LDOX über eine andere Anwendung ausgeführt werden können. So kann der Nutzer eines ERP-Systems über eine, im ERP-System integrierte Suchmaske eine Dokumentensuche im LDOX.ECM auslösen.

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Unter einer Migration verstehen wir das revisionssichere Bereitstellen von Dokumenten und Belgen aus dem Comarch ECM iS und deren Indexwerte. Ebenfalls beinhaltet die Migration die Konvertierung von IBM i spezifiischen Formaten (wie z.B. Spoolfiles) in Formate wie PDF.

Bei Dokumentenmanagement-Systemen (DMS) bezieht sich der Begriff „Nachindexierung“ auf den Prozess der nachträglichen Bearbeitung und Verbesserung der Indexdaten eines Dokuments. Dies geschieht typischerweise, wenn die ursprüngliche automatische oder manuelle Indizierung unvollständig oder fehlerhaft war. Die Nachindexierung stellt sicher, dass die Dokumente korrekt und vollständig indiziert sind, um die spätere Auffindbarkeit und Zugänglichkeit zu optimieren.

Hier sind einige Gründe, warum eine Nachindexierung erforderlich sein kann:

1. Fehlende Informationen: Wenn bei der ursprünglichen Indizierung wichtige Metadaten oder Schlüsselwörter nicht erfasst wurden.
2. Falsche Informationen: Korrektur von Fehlern, die während der ursprünglichen Indizierung gemacht wurden.
3. Änderungen oder Ergänzungen: Aktualisierung der Indexdaten aufgrund neuer Informationen oder geänderter Anforderungen.
4. Verbesserung der Suchbarkeit: Optimierung der Indexdaten, um die Effizienz und Genauigkeit der Suchfunktionen zu erhöhen.

Der Nachindexierungsprozess kann manuell durch Mitarbeiter erfolgen oder automatisiert werden, z. B. durch den Einsatz von Texterkennungssoftware (OCR) oder anderen Tools zur Datenanalyse und -extraktion. Ziel ist es, die Datenqualität und damit die Benutzerfreundlichkeit des DMS zu verbessern.

Die Abkürzung OCR steht für Optical Character Recognition (Texterkennung bzw. optische Zeichenerkennung).
Eine OCR-Software ist eine Anwendung, welche die Umwandlung unterschiedlicher Dokumente, wie beispielsweise gescannte Papierdokumente, PDF-Dateien oder Digitalbilder in bearbeitbare und durchsuchbare Dateien ermöglicht.
Unsere OCR Lösung extrahiert in diesem Vorgang auch noch definierte Indexwerte und sorgt so für die automatische Indexierung eines Dokuments (z. B. bei der Eingangsrechnungsverarbeitung).

Unter der Wartung (Softwarewartung) versteht man die Erbringung von in einem Wartungsvertrag definierten Leistungen.

Dazu zählen in der Regel:

• Hotline / Support
• Korrekturen an der Software
• Lieferung von neuen Releases

Ein Workflow ist ein Prozessablauf, der anhand einer definierten Ablauffolge Bearbeitungsmöglichkeiten vorgibt.

Ein typischer Workflow im Bereich eines DMS / ECM ist ein Freigabeworkflow, bei dem die beteiligen Benutzer ein Dokument im DMS / ECM abzeichnen und so zur nächsten Bearbeitungsinstanz automatisch weiterleiten.

Unter einem WORM-Speicher versteht man in der Informatik, dass das Löschen, Überschreiben und Ändern von Daten auf einem Speichermedium nicht möglich ist. Jegliche Änderungsversuche werden gänzlich abgeblockt.

Es wird dabei zwischen Hardware-WORM, systemische WORM und Software-WORM unterschieden.

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XML (Extensible Markup Language) ist eine Auszeichnungssprache, die zur Darstellung strukturierter Daten in einem hierarchischen Format verwendet wird. Es ermöglicht die Definition benutzerdefinierter Tags, um Daten zu kennzeichnen und zu strukturieren.

XML wird häufig für den Austausch von Daten zwischen verschiedenen Systemen und Plattformen verwendet, da es plattformunabhängig und leicht lesbar ist.