ECM / Workflows

Freigabeprozesse & Dokumentenabläufe digitalisieren

Digitalisieren und automatisieren Sie Prüf- und Freigabeprozesse. Von der Erfassung bis zum Abschluss.

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Von Rechnungsfreigabe bis Vertragsfreigabe

Vielseitige Einsatzmöglichkeiten

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Selbst konfigurieren oder erstellen lassen

Designen Sie selbst die Workflows oder nutzen Sie unsere Projekterfahrung

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Drittsysteme nahtlos an- / einbinden

SAP, INFOR, DATEV…

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Revisionssicher

Von der Erfassung, über den Ablauf bis zur Freigabe

All in one

Workflows mit dem LDOX.ECM abbilden

Bilden Sie Arbeits- und Freigabeprozesse mit dem LDOX.ECM in digitaler Form ab. Durch die flexible Struktur und die einfache Einrichtung lassen sich Basis-Freigabeprozesse bereits mit den Basislizenzen umsetzen.

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Integrationen & Anbindungen

Workflows lassen sich an eine Vielzahl anderer Softwarelösungen (SAP, INFOR, Oracle, IFS MS Dynamics, Oxaion…) anbinden und integrieren.

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Einfache Umsetzung

Durch einen grafischen Designer lassen sich Workflows einfach und leicht selbst designen.

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Inkludiert in der Basislizenz

Die Workflowlösung ist bereits in der Basislizenz des LDOX.ECM enthalten.

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E-Mail Benachrichtigungen

Lassen Sie sich über neue Aufgaben per E-Mail benachrichtigen oder erinnern und gelangen Sie mittels eines Mausklicks zu Ihrer Aufgabe.

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Reporting

Sehen Sie sich die offenen Aufgaben an und finden Sie einfach und leicht heraus, wo diese im Prozess stecken.

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Revisionssicher

Das LDOX.ECM zeichnet alle Arbeitsschritte und Änderungen am Workflow und den Workflow-Dokumenten auf.

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Mobil nutzen

Bearbeiten Sie Ihre Aufgaben auch mittels Smartphone oder Tablet.

Workflow-Einsatzgebiete

Wo und wie werden digitale Workflows bzw. Freigabeprozesse in Unternehmen eingesetzt.

Purchase-to-Pay-Workflows

ZEingangsrechnungs-Workflow
ZBedarfs-Workflow
ZInvestitionsantrags-Workflow
ZAngebotsfreigabe-Workflow
Z...

Mehr über Purchase-to-Pay Workflows erfahren

Administrative-Workflows

ZEingangspost-Workflow
ZVertragsfreigabe-Workflow
ZSchadens-Workflows
Z...

HR-Workflows

ZMitarbeiter-Onboarding-Workflows
ZMitarbeiter-Offboarding-Workflows
Z...

Projekt-Workflows

ZAuftragseingangs-Workflow
ZQM-Workflow
Z...

Workflows mit Designer selbst gestalten?

Mit dem LDOX.ECM Process Designer gestalten Sie Workflows mittels eines grafischen Designers auf spielerische Art und Weise.

Mehr erfahren

Der Beliebteste Workflow

Eingangsrechnungen verarbeiten

Mit einem Eingangsrechnungsworkflow leiten Sie Rechnungen digital durch Ihr Unternehmen. Lassen Sie Rechnungen automatisch gegen Bestellungen und Lieferungen abgleichen. Verbuchen Sie automatisch freigegebene Rechnungen in Ihrer Buchhaltungssoftware.

So einfach kann Digitalisierung sein.

Erfahren Sie mehr, welche digitalen Workflows ein Unternehmen haben sollte, in unserem Blogbeitrag.

Blogbeitrag

Möglichkeiten

Freigabeprozesse

Nutzen Sie das LDOX.ECM als Workflowlösung. Mit dem inkludierten Workflowdesigner erstellen Sie auf einer grafischen Oberfläche eigenständig Workflows für Freigabeprozesse.

Anbindungen

LDOX und somit auch Ihre Workflows lassen sich mit einer Vielzahl anderer Softwarelösungen (ERP, HR, FiBu, WaWi…) verbinden.

Informationen aus anderen Anwendungen können somit immer importiert oder auch exportiert werden.

Beispiel: Auftragsannahme-Workflow

Sie erstellen ein Angebot in Ihrem ERP-System und senden es dem Kunden zu.
Der Kunde bestellt das Angebot mit einer E-Mail.
Sie ziehen das Bestelldokument (in dem Fall die E-Mail) in die LDOX Anwendung.
Sie wählen die Dokumentenart „Bestellung“ aus und geben als einzigen Wert die Angebotsnummer des Bestellscheins ein.
Über die Angebotsnummer greift LDOX auf die Informationen des ERP-Systems zu und reichert den Workflow bzw. das Dokument um diese Daten an (Unternehmen, Preise, Produkte…).
Ein Workflow wird automatisch gestartet und die Bestellung im Workflow an die Auftragsplanungs-Abteilung gesendet.
Auftragsplanungs-Abteilung gibt das geplante Lieferdatum und weitere Produktionsdetails im Workflow ein.
Diese Informationen werden automatisch in das ERP System übermittelt.

Verbuchungen

Gerade bei Eingangsrechnungs-Workflows können Rechnungen mit den Informationen aus der FiBu-Software direkt in LDOX verbucht und abgeschlossen werden. LDOX übermittelt direkt die Buchung zurück in die FiBu-Software. So schleißen Sie bereits während der Freigabe die Buchhaltung ab.

Automatisierte Abläufe

Prozessschritte können vom User freigegeben werden oder auch automatisiert erfolgen.

Beispiel: Eingangsrechnungs-Workflow

Eine Eingangsrechnung wurde über LDOX erfasst und startet automatisch einen Freigabeprozess.
Über den Abgleich mit den Bestelldaten und den Lieferdaten des Lieferscheins wird festgestellt, dass die Bestellung mit dem Lieferschein und der Rechnung ident ist.
Die Rechnung wird automatisch freigegeben.

Auswertungen

Wo sind welche Dokumente im Freigabeprozess? Mit LDOX lässt sich das leicht beantworten. Mit einer einfachen Auswertungsmöglichkeit, lässt sich der Status jedes Dokuments, bzw. der Arbeitsstand von Benutzern in verschiedenen Freigabeprozessen auswerten.

Zusätzliche Dokumente

Um bestimmte Prozesse freigeben oder abschließen zu können sind oft verschiedene Dokumente notwendig. Mittels einfachen Drag & Drop Dokumentenimport oder auch automatisiert über eine Referenznummer bringen Sie zusätzliche Dokumente in die Workflowaufgabe und haben so alle Informationen auf einen Blick vorliegen.

Beispiel: Schadensworkflow

Sie archivieren die Schadensmeldung des Kunden – die via E-Mail eingetroffen ist – mittels Drag & Drop in LDOX und starten so den Workflow.
Über die Auftragsnummer werden automatisch alle Dokumente zu diesem Auftrag (z.B. Lieferschein) in den Workflow geladen.
Die schadhafte Lieferung trifft bei Ihnen ein und der Wareneingang erstellt Fotos der Schäden. Diese Fotos werden dem Workflow ebenfalls angehängt.
Die Workflowaufgabe wird dem Verkauf mit allen Informationen zur Bearbeitung und Freigabe der Erstattungsansprüche übermittelt.