ECM / DMS Funktionen

Erstellen Sie für jedes Dokument optional und beliebig viele Versionen. Die neueste Version wird automatisch angezeigt, die älteren Versionen können bei Bedarf zur Anzeige gebracht werden.

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Volltextsuche

PDFs können volltextbasiert archiviert, sonstige Dokumente mittels OCR in volltextbasierte Dokumente umgewandelt und abgelegt werden. So kann jederzeit über die allgemeine Suche nach enthaltenen Wörtern in Dokumenten gesucht werden.

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Dokumentenhistorie & Änderungsmanagement

Alle Änderungen am Dokument oder an einer Akte werden einzeln protokolliert und können so nachverfolgt werden.

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Annotationen

Auf den Dokumenten können beliebige Texte, Stempel, Markierungen, Abdeckungen, Tabellen und Bilder gesetzt werden. Eine ausgeklügelte Berechtigungsstruktur regelt die Änderungsrechte dieser Annotationen.

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Lebensdauer von Dokumenten

Statten Sie optional Dokumente auch mit einer ‚Lebensdauer‘ aus, so dass nach Ablauf dieser Frist die Dokumente automatisiert gelöscht werden.

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Filesharing

Dokumente können systemübergreifend einfach und benutzerfreundlich ausgetauscht werden.

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Dokumente verbinden

Zusammengehörende Dokumente können strukturell verbunden werden. Dies ermöglicht zum Beispiel verschiedene Rechnungen und Belege einer Kundenakte zuzuweisen.

Enterprise Content Management – ECM

Managen Sie sämtliche Unternehmensinformationen.

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Informationsdrehscheibe

Stellen Sie das ECM als Informations- und Dokumentendrehscheibe für Ihre MitarbeiterInnen für verschiedene Programme zur Verfügung.

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Benutzer-Management

Regeln Sie den Zugriff auf Informationen wie z.B. Dokumente mit einer umfassenden Berechtigungsverwaltung.

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Berechtigungssteuerung / Zugriffskontrollen

Steuern Sie den Zugriff auf einzelne Informationspools mit einer umfassenden Berechtigungsverwaltung über Gruppen oder einzelne User.

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Portallösung

Mit dem LDOX.ECM steuern und teilen Sie den Zugang zu Dokumenten und Informationen. Auf Basis einer umfangreichen Berechtigungs- und Rollenstruktur können Zugriffs- und Bearbeitungsberechtigungen genau definiert werden.

ECM mit Strategie?

Mit einer ECM-Strategie sammeln und verwalten Sie Informationen & Dokumente zentral und anwendungsübergreifend in Ihrem ECM-System.

Mehr erfahren

Arbeiten mit dem LDOX.ECM

Setzen Sie die folgenden Funktionen ein, die standardmäßig im LDOX.ECM enthalten sind

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Integrierte Workflowlösung

Automatisieren Sie eine Vielzahl von Routineaufgaben mit der integrierten Workflowlösung und verkürzen Sie die Dauer von z.B. Freigabeprozesse. Werden Sie durch eine automatische Erinnerung an wichtige Fristen und Termine erinnert.

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Digitale Akten für alle Geschäftsbereiche

Bündeln Sie zusammengehörende Dokumente und fassen Sie Informationen zu den Dokumenten oder zu einem Geschäftsfall in der Digitalen Akte zusammen. Als Beispiele für die vielfältigen Einsatzmöglichkeiten seien Personalakte, Vertragsakte, Einkaufsakte, Kundenakte und viele mehr genannt.

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Reminderfunktion & Dokumentenüberwachung

LDOX erinnert Sie automatisch an Wiedervorlagen und an Dokumentenzyklen.

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Digitale Signatur / Elektronische Unterschrift

Belege und Dokumente können direkt an einen Signier-Service übertragen werden. Dies ermöglicht eine schnellere Abwicklung von Verträgen und Vereinbarungen.

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Vertragsmanagement

Verwalten Sie Verträge ganz einfach und setzen Sie sich Erinnerungen und Auslauffristen sowie dokumentierte Freigabe- und Abzeichungsprozesse.

eks - Bilder Hochkant - Seite ECM Funktionen 2

Usability

Intuitiv

Effektive, effiziente und zufriedenstellende Bedienung durch userfreundliche Benutzeroberfläche

Webbasierter Client

Flexible und kostengünstige Lösung durch webbasierte Clients

Responsive Design

System gleichermaßen nutzbar auf dem Smartphone, dem Tablet oder dem Desktop-PC

Individuell

Auf persönliche Anforderungen anpassbare Ansichten und Dashboards

Drag & Drop Bedienung

Einfache Bedienung durch Unterstützung von Drag & Drop

Mehrsprachig

Oberfläche in mehreren Sprachen verfügbar und ad-hoc umzustellen

Branchenunabhängig

Für alle Unternehmens-Branchen geeignet

Single Sign-on

Dank der Unterstützung von OAuth bzw. OpenID Connect können Anwender ohne weitere Anmeldung auf das LDOX.ECM zugreifen.

Daten-Erfassung & Erkennung

Dokumente digitalisieren und mit Indexwerten anreichern

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Eigene Scananwendung

Mit unserer LDOX.Scan Anwendung scannen Sie mit einem handelsüblichen Scanner Dokumente im Stapel, trennen automatisch Dokumente und indexieren die einzelnen Dokumente für das LDOX.ECM über unterschiedliche Wege. Erfasste Dokumente werden revisionssicher archiviert, sind im LDOX.ECM aufrufbar und können auch direkt Workflows starten.

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OCR Texterkennung und Verarbeitung

Bei der Archivierung von Dokumenten erfolgt eine OCR Texterkennung. Dies ermöglicht in den Dokumenten nach beliebigem Text zu suchen sowie Dokument-Inhalte als Indexwerte zu setzen.

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Barcodeerkennung und Indexierung

Auf dem Dokument vorhandene Barcodes werden automatisch erkannt, ausgelesen und als Indexwerte gespeichert.

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Barcodedruck und Indexierung

Drucken Sie aus Ihrer ERP Anwendung einen Barcode zu einem bestimmten Geschäftsprozess und kleben diesen auf ein Dokument.

Der Barcode beinhaltet die ERP Indexwerte des entsprechenden Geschäftsfalles, mit denen ein Dokument indexiert werden soll. Wird das Dokument eingescannt, erfolgt aufgrund des Barcodes eine automatische Indexierung und anschließende Archivierung.

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Dokumentenindexierung über Datenbankzugriffe

Durch einfache Anbindungsmöglichkeiten und die Nutzung von Standardschnittstellen kann mit dem LDOX.ECM die automatische Archivierung von Dokumenten, Daten und anderen Informationen sichergestellt werden.

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Dokumentenklassifizierung

Diese Klassifizierung hilft einerseits dabei Funktionalität der Dokumente tiefgehender zu regeln und andererseits durch Annotationen auf dem Dokument, optische Hinweise und Ausblendungen von Textteilen anzubringen. So wird geregelt, ob der Benutzer bearbeiten, senden, drucken, … darf.