Revisionssicher & prozessorientiert

E-Mail Archivierung

Archivieren Sie E-Mails automatisch revisionssicher in Ihrem LDOX.ECM.

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LDOX E-Mail Archivierung

für Outlook / Exchange

für Lotus Domino

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Prozessgesteuerte E-Mail Archivierung

Mit LDOX E-Mails revisionssicher archivieren

Anbinden, konfigurieren & automatisch archivieren

Die Verpflichtung, alle geschäftsrelevanten E-Mails gemäß GoBD revisionssicher zu archivieren, kann durch unsere LDOX E-Mail Archivierungslösung umgesetzt werden.

Eine revisionssichere E-Mail Archivierung muss vollständig, zum frühestmöglichen Zeitpunkt, mit Original übereinstimmend und unveränderbar, mit Berechtigung einsehbar, wiederauffindbar und reproduzierbar, für den gesamten Aufbewahrungszeitraum, über eine Protokollierung nachvollziehbar und bei Veränderung nachvollziehbar erfolgen.

Unsere LDOX E-Mail Archivierung erfüllt diese Voraussetzungen. Somit sind Sie auf der sicheren Seite.

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Revisionssicher

Die archivierte E-Mail Kopie stimmt mit dem Original überein und ist nicht veränderbar.

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Schnell

Die Archivierung erfolgt zum frühestmöglichen Zeitpunkt.

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Vollständig

Sämtliche Inhalte (auch Anhänge) werden vollständig archiviert.

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Berechtigungen

Der Zugriff auf die E-Mails ist über granulare Berechtigungen geregelt.

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Im DMS / ECM vorhanden

Alle E-Mails sind jederzeit reproduzier- und wiederauffindbar.

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Protokollierung

Über eine Protokollierung werden während der gesamten Aufbewahrungszeitraum alle Zugriffe dokumentiert.

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Formate

Der Export der E-Maildokumente ist in unterschiedlichen Formaten möglich.

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Aufsplittung

Optional kann eine Aufsplittung von Anhängen und E-Mailbody eingestellt werden.

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Technische Entlastung

Durch die E-Mail Archivierung werden Exchange und Domino Datenbanken spürbar entlastet.

Möglichkeiten

Mit der LDOX E-Mail Archivierung haben Sie die Möglichkeit einzelne Postfächer oder die Summe aller Postfächer automatisch zu archivieren.

Natürlich können auch Postfächer von der Archivierung ausgeschlossen werden (z.B. E-Mail Postfächer in der HR-Abteilung).

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Postfacharchivierung

Automatische, serverseitige Ablage von E-Mails aus einzelnen Benutzerpostfächern. So kann der Server spürbar entlastet werden.

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Journalarchivierung

Automatische, serverseitige Ablage aller extern ein- und ausgehender E-Mails. Damit wird sichergestellt, dass alle Nachrichten manipulationsfrei in das Archivsystem übertragen werden.

Outlook / Exchange E-Mail Archivierung

Revisionssichere E-Mailarchivierung für Outlook

Mit unserer LDOX.Exchange Lösung archivieren Sie Ihre E-Mails revisionssicher in Ihrem DMS / ECM. Dabei kann die Archivierung in den Formaten EML oder MSG erfolgen.

Automatische Indexierung

Bei der E-Mail Archivierung wird auch eine automatische Standardindexierung mit den gängigen Mailfeldern durchgeführt.

Standard-Indexwerte

PAbsender
PEmpfänger
PBetreff
PDatum
P...

Über diese Indexfelder oder auch die Volltextsuche können anschließend im ECM auch die archivierten E-Mails gesucht und gefunden werden.

Lotus Domino E-Mail Archivierung

Revisionssichere E-Mailarchivierung für Lotus Domino

Mit unserer LDOX.DOMINO Lösung archivieren Sie Ihre E-Mails revisionssicher in Ihrem DMS / ECM. Dabei kann die Archivierung in den Formaten EML oder MSG erfolgen.

Automatische Indexierung

Bei der E-Mail Archivierung wird auch eine automatische Standardindexierung mit den gängigen Mailfeldern durchgeführt.

Standard-Indexwerte

PAbsender
PEmpfänger
PBetreff
PDatum
P...

Über diese Indexfelder oder auch die Volltextsuche können anschließend im ECM nach den archivierten E-Mails gesucht und gefunden werden.

Stop searching,

start working!

Suchen Sie drucken noch Dokumente aus und legen diese in Papierform ab? Wir binden Ihre Anwendungen an das LDOX.ECM an und sorgen So für eine automatische Archivierung.

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Für Prozessgesteuerte E-Mailarchivierungen

LDOX.Mail

Sollen eingehende E-Mails und deren Anhänge (z.B. Rechnungen) automatisiert Prozesse (Workflows) auslösen, ist LDOX.Mail die richtige Lösung. LDOX.Mail ermöglicht die automatisierte Verarbeitung von Dokumenten direkt aus E-Mailpostfächern. Die Software übernimmt alle bislang für einen durchgängigen Belegfluss nötigen manuellen Abläufe vollständig.

Per Mail eintreffende Dokumente werden direkt in der Inbox automatisch erkannt und digital weiterverarbeitet.