ECM Strategie
Die wichtigen Fragestellungen für eine zielführende ECM Strategie
Mit einer ECM Strategie haben Sie einen klaren Plan, wie mit Content und Informationen im Unternehmen umgegangen werden soll.
Enterprise Content Management
ECM Strategie
Immer öfter werden wir gefragt, was eine ECM-Strategie ist und für was unsere Kunden diese im Unternehmen einsetzen können.
Was ist eine ECM-Strategie?
Die Abkürzung ECM steht bekanntermaßen für Enterprise-Content-Management. Ein Enterprise-Content-Management soll Strategien, Methoden und Werkzeuge umfassen, die zur Erfassung, Verwaltung, Speicherung, Bewahrung und Bereitstellung von Content (wie z.B. Dokumenten) zur Unterstützung organisatorischer Prozesse im Unternehmen führen.
Eine ECM-Software soll somit Informationen und Inhalte aus den verschiedensten Bereichen eines Unternehmens zusammenführen und als Informationsdrehscheibe fungieren.
Bei einer ECM-Strategie geht es somit darum, Informationen zentral zu sammeln, diese um weitere Informationen aus anderen Quellen zu ergänzen, internen und externen Anwendern nutzungsbasiert zugänglich zu machen oder anderen Anwendungen bereit zu stellen.
Eckpunkte einer ECM-Strategie
Zentrale Ablage
Ablage von Content an einem zentralen Ort
Zusammentragen
Sammeln und Verknüpfen von Content mit Daten und Informationen aus verschiedensten Informationsquellen
Verarbeitung
Interpretieren und Verarbeiten von Informationen
ECM Portal
Bereitstellen von Content und Informationen über das ECM-Portal für Anwender und Anwendungen
Workflows
Schaffung von digitalen Arbeitsabläufen
Das ECM-System als Basis der Strategie
Grundlage einer jeden ECM-Strategie ist das ECM-System, über welches Content und Informationen anwendungsübergreifend gesammelt und verbunden werden sollen. Das ECM System ist somit das Sammelbecken, die Middleware und das Informationsportal für den Anwender bzw. andere Programme.
Zur Planung sowie Umsetzung einer ECM-Strategie sollten Sie die folgenden Fragen im Vorfeld beantworten, damit Sie die technischen Voraussetzungen in Ihrem ECM-System erfüllen können.
Wichtige Fragestellungen
Für diese Fragen zur ECM Strategie sollten Sie eine Antwort ausarbeiten.
Übersicht Content
Welche Contents gibt es im Unternehmen und aus welchen anderen Systemen stammen diese (z.B. Rechnungen aus der FiBu-Anwendung)?
Digitalisierung von Content
Gibt es Content, der aktuell noch nicht digital vorhanden ist und wie können wir diesen Inhalt digitalisieren?
Verknüpfung von Content
Gibt es in einer anderen Anwendung Informationen, die mit diesem Content verknüpft werden sollten (z.B. Verknüpfung einer Rechnung mit einer Wareneingangsbuchung aus dem ERP)?
Zugriffsberechtigung
Welche internen Nutzer dürfen auf welchen Content in welchem Ausmaß zugreifen?
Externe Portale
Welchen externen Nutzern soll der Content in welchem Ausmaß zur Verfügung stehen (z.B. Rechnungsportal für Kunden)?
Digitale Informationsflüsse
Welche digitalen Informationsflüsse möchten wir über ein System abbilden (z.B. Workflows)?
Sind diese Fragen beantwortet, können Sie sich mit Ihrem ECM-Spezialisten an die Planung für die Umsetzung wagen.
Auf was Sie achten sollten
Nicht alle Maßnahmen sind immer zweckmäßig. Wichtig ist es, dass genau erhoben wird, welcher Content und welche Informationen wirklich für Ihre ECM-Strategie notwendig sind. So muss es nicht sinnvoll sein, für ein Dokument, dass einmal im Jahr erzeugt wird, einen automatischen Prozess samt Indexierungen zu konfigurieren.
Aufwand und Nutzen sollten in einem ausgewogenen Verhältnis zueinander stehen.
Vorteile einer ECM Strategie
- ZUnternehmen mit einer definierten ECM-Strategie verfolgen einen klaren Plan, wie mit Content und Informationen im Unternehmen umgegangen werden soll.
- ZDurch die zentrale Sammlung von Content und Informationen wird eine Informations- und Datendrehscheibe geschaffen.
- ZDurch die einfache Verwaltungsstruktur eines ECM-Systems kann genau gesteuert werden, wer wo wie und auf was Zugriff hat.
