Möglichkeiten mit LDOX

Dokumente archivieren

Das LDOX.ECM bietet verschiedene Möglichkeiten an, um Dokumente revisionssicher, automatisch oder manuell zu indexieren und zu archivieren.

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Automatische Archivierung

Durch die Anbindung an andere Anwendungen werden Dokumente automatisch archiviert und indexiert

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Papierdokumente archivieren

Über eine eigene Scan-Anwendung werden Scanstapel indexiert & im LDOX.ECM archiviert

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Manuelle Archivierung

Das LDOX.ECM stellt verschiedene manuelle Importmöglichkeiten für Dokumente zur Verfügung

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Spoolfile Archivierung

Auch die Archivierung von Spoolfiles ist mit dem LDOX.ECM möglich.

Archivierung

INDEXIERUNG

Unter "Archivierung" verstehen wir das revisionssichere Ablegen von Dokumenten gemäß GDPdU, GoBS bzw. GeBüV. Die Dokumente werden dabei unveränderbar im Dokumentenmanagementsystem gespeichert. Die Archivierung kann automatisch oder manuell erfolgen.

Software-Anwendungen anbinden & archivieren

Automatische Archivierung von Dokumenten

Durch einfache Anbindungsmöglichkeiten und die Nutzung von Standardschnittstellen kann mit dem LDOX.ECM die automatische Archivierung von Dokumenten, Daten und anderen Informationen sichergestellt werden.

Automatische Indexierung

Bei der Archivierung erfolgt ebenfalls eine automatische Indexierung der Dokumente, sodass diese über das LDOX.ECM gesucht und gefunden werden können.

Ihre Vorteile

PZentraler Dokumentenspeicher für alle Anwendungen
PDokumentensuche integrierbar in anderen Anwendungen
PStarke Reduktion von Papierdokumenten
PZugriffs- und Rollenkonzepte schützen vor Missbrauch

Auszug aus unseren Anbindungsmöglichkeiten

Dokumente aus anderen Anwedungen archivieren

ERP-Archivierung

Die revisionssichere Archivierung von Daten aus den verschiedensten ERP Systemen erfolgt über unsere LDOX.IndexFile Lösung. Das ERP-System legt automatisch die zu archivierenden Dokumente und die dazugehörenden Index Daten auf einem Server ab. LDOX.IndexFile greift auf die Dokumente und Daten zu und archiviert sowie indexiert diese im LDOX.ECM.

SAP-Archivierung

Mit unserem LDOX.Connector for SAP Solutions archivieren Sie über die SAP-Standardschnittstelle ArchiveLink SAP-Eingangs- und Ausgangsdokumente, Drucklisten und Reorganisationsobjekte revisionssicher in Ihrem LDOX.ECM. Durch die externe Archivierung der Dokumente entlasten Sie zusätzlich den SAP-Content Server.

Archivierung von Dokumente aus weiteren Anwendungen

Eine automatisierte Archivierung von elektronisch erzeugten Dokumenten soll die manuelle Ablage der Dokumente im Betrieb unnötig machen.

Die revisionssichere Archivierung von Daten aus den verschiedensten ERP Systemen erfolgt über unsere LDOX.IndexFile Lösung (siehe ERP-Archivierung). Grundsätzlich lassen sich so alle verschiedene Anwendungen an das LDOX.ECM anbinden und eine revisionssichere Archivierung sicherstellen.

Mehr über Anbindungsmöglichkeiten erfahren Sie in diesem Beitrag.

E-Mail-Archivierung

Sämtliche für die Besteuerung relevanten Unterlagen müssen für einen Zeitraum von sechs bis zehn Jahren GoBD-konform aufbewahrt werden. Dazu zählen auch alle geschäftlichen E-Mails.

Egal ob Sie Outlook oder Domino als E-Mail-System verwenden, das LDOX.ECM stellt mit dem passenden E-Mail-Archivierungs-Modul die revisionssichere Archivierung sicher. E-Mail-Dateien lassen sich in verschiedenen Formaten automatisch im LDOX.ECM mit den zur Verfügung stehenden Indexwerten archivieren.

Mehr zu E-Mail-Archivierung

Digitalisieren & revisionssicher ablegen

Papierdokumente scannen & archivieren

Papierdokumente sind trotz zunehmender Digitalisierung immer noch Bestandteil von Unternehmensprozessen. Egal ob Rechnung, Vertrag oder QM-Dokument. Genau aus diesem Grund sollten diese Dokumente auch digitalisiert werden.

Mit unserer LDOX.Scan Anwendung scannen Sie mit einem handelsüblichen Scanner Dokumente im Stapel, trennen automatisch Dokumente und indexieren die einzelnen Dokumente für das LDOX.ECM über unterschiedliche Wege.

Erfasste Dokumente werden revisionssicher archiviert, sind im LDOX.ECM aufrufbar und können auch direkt Workflows starten.

Ihre Vorteile

PEinfache Suche nach Dokumenten über das LDOX.ECM
PZugriff von immer und überall
PWeniger benötigter Stauraum, da Papierbelege wegfallen
PAutomatischer Start von Workflows oder Prozessen mit dem Scannen eines Dokuments
PEinsparung von administrativem Aufwand

Indexierungsmöglichkeiten für die Erfassung von Papierdokumenten

Papierdokumente Dokuementenmanagementsystem

Scanning & OCR Indexierung

In der Kombination unserer Scan-Anwendung und unserer OCR-Software werden Papierdokumente erfasst, automatisch indexiert und archiviert. Speziell eignet sich diese Lösung für die Indexierung und Weiterverarbeitung von Eingangsrechnungen, Lieferscheinen sowie Bestell- & Auftragsbestätigungen.

Scanning & manuelle Indexierung

Mittels LDOX.Scan erfassen Sie den Scanstapel und können anschließend die Dokumente durch die manuelle Eingabe der Indexwerte indexieren. Bereits vorhandene Indexwerte werden als Dropdown angezeigt und sorgen so für eine effiziente Eingabe.

Scanning & Barcode Indexierung

Die automatische Indexierung mittels eines Barcodes ist eine effiziente Art, Dokumente zu indexieren.

Ein Barcode mit den hinterlegten Indexwerten wird auf das Papierdokument aufgeklebt und anschließend eingescannt. Über den Barcode erfolgt nach dem Scanvorgang unmittelbar die automatische Indexierung.

In Kombination mit unserer LabelPrint Lösung lassen sich so Papierdokumente einfach und schnell archivieren.

Scanning & Aufrufprogramm-Indexierung

Wird das LDOX.ECM an andere Anwendungen angebunden, können auch Informationen aus diesen Systemen zur Indexierung von gescannten Papierdokumenten genutzt werden.

Dabei wird das Dokument eingescannt und über einen definierten, eindeutigen Wert (z.B. Auftragsnummer) manuell indexiert. Mittels des eindeutigen Werts werden anschließend automatisch aus Datenbanken anderer Anwendungen weitere Indexwerte an das Dokument angereichert.

Archivierung selbst vornehmen

Dokumente manuell archivieren

Die Archivierung von Dokumenten können Sie jederzeit selbst anstoßen.

Hochladen

Über den „Upload-Button“ können Dokumente einfach in das LDOX.ECM hochgeladen und indexiert werden.

Drag & Drop

Ziehen Sie Dokumente einfach in das Fenster des LDOX.ECM und das Dokument wird archiviert. Wenn Sie ein Dokument auf ein bestehendes Dokument der Übersichtsliste ziehen, können auch Indexwerte automatisch übernommen, neue Dokumentversionen abgespeichert oder Verbunddokumente erstellt werden.

Erfassung über mobile Endgeräte

Durch den Mobile Web Client des LDOX.ECM können Sie auch direkt Dateien (Dokumente, Bilder…) von mobilen Endgeräten archivieren.

Mehr im Blogbeitrag

Das Cold Archivierungsverfahren

Spoolfiles archivieren

Mit der LDOX.ECM Erweiterung LDOX.Cold konvertieren und archivieren Sie Spool-Files in PDF Form. Dabei werden automatisch definierte Indexwerte der Spool-Files aus dem Dokument ausgelesen.

Optional kann ein grafisches Formular (Overlay) den Druckdaten beigemischt werden.

Mit dem LDOX.Cold Monitor überwachen Sie die Archivierung und den Verarbeitungsfortschritt.