Digitale Dokumenten-Workflows
Bereits bestehenden Eingangsrechnungs-Prozess verbessern
In diesem Beitrag erfahren Sie welche 3 Erweiterungen wir zu einem bestehenden Workflow für Eingangsrechnungen empfehlen.
Empfehlung 1
Anhangsdokumente zuordnen und anzeigen
Im Eingangsrechnungsworkflow wird meist lediglich die Rechnung als Dokument im Freigabeprozess angezeigt.
Bei Bedarf können weitere Dokumente (Lieferscheine, Angebote…) an den Prozess angehängt werden. Dies kann einerseits manuell während des Prozesses erfolgen, andererseits können aber auch Dokumente automatisch zugeordnet werden.
Was ist Ihr Nutzen?
Bei einer Prüfung von Rechnungen im Workflow sind somit auch der dazugehörende Lieferschein, die Bestellung oder ein Rahmenvertrag direkt im Freigabeschritt aufrufbar.
Sie erhalten so ein vollständiges Bild aller wichtigen Dokumente für die Rechnungsbearbeitung.
Manuelle Zuordnung
Mittels Drag & Drop Archivierung können Dokumente direkt im Workflow als Anhangsdokumente zum jeweiligen Freigabeprozess archiviert werden. Ein Beispiel dafür sind Reklamations-E-Mails, die den Grund einer reduzierten Rechnungsbegleichung dokumentieren.
Automatische Zuordnung
Werden z.B. Lieferscheine, Bestellungen, Angebote usw. ebenfalls im DMS / ECM erfasst, indexiert und archiviert, können diese über eindeutige Indexwerte (z.B. die Angebotsnummer) dem Workflow zugeordnet werden.
Empfehlung 2
Reportingmodul – Overviewmanager
Speziell Führungskräfte und Geschäftsleitungen fordern in Verbindung mit Freigabeprozessen oft ausführliche Reportings und Übersichten.
Mit dem LDOX.OverviewManager werden entsprechende Reportings automatisch erstellt und mittels E-Mail direkt an definierte Empfänger versendet.
Klassische Einsatzgebiete für den LDOX.OverviewManager
Zahlungs- oder Skontofrist läuft bald ab
Es wird ein Reporting der Workflowtasks, bei denen die Zahlungs- oder die Skontofrist bald abläuft, erstellt und an die Buchhaltung zur Kontrolle gesendet.
Übersicht aller offenen Rechnungen
Es wird ein Reporting aller offenen Rechnungen und der Rechnungssummen übermittelt. So weiß die Buchhaltung für die Liquiditätsplanung, wie hoch die ungeprüften Rechnungsausstände im Unternehmen aktuell sind.
Anzahl der zu bearbeitenden Freigaben
Um Freigabe-Flaschenhälse frühzeitig zu erkennen und eingreifen zu können, wird ein Reporting erstellt, welches die offenen Tasks je Aufgabenkorb (z.B. Rechnungsfreigabe Abteilung Werkstatt) auflistet und versendet.
Was ist Ihr Nutzen?
Ausgewählte Informationen und Übersichten werden automatisch zusammengestellt und via E-Mail versendet. So informiert Sie LDOX in definierten Zyklen über den aktuellen Status Ihres Workflows und reduziert den Aufwand von manuellen Kontrollen.
Empfehlung 3
Kontierung und Übermittlung der Daten an die FiBu
Die meisten Unternehmen, die mit LDOX einen Eingangsrechnungsworkflow umgesetzt haben, setzen diese Erweiterung bereits ein.
Mit der LDOX.Kontierung und einer Anbindung an das ERP-System bzw. an die FiBu-Software kontieren Sie Ihre Rechnungen direkt während des Freigabeprozesses. Dabei greift LDOX direkt auf die Daten Ihres ERP-Systems bzw. auf die FiBu-Software zurück.
Mit der LDOX.Kontierung können auch komplexe Buchungen (Splitbuchungen, Buchungen von einzelnen Rechnungspositionen auf andere Kostenstellen, …) durchgeführt werden.
Durch die endgültige Freigabe der Rechnung kann LDOX im Anschluss direkt die Buchung in der FiBu-Software auslösen.
Was ist Ihr Nutzen?
Durch die direkte Kontierung während des Freigabeprozesses muss jede Rechnung nur einmal bearbeitet werden.
Dank automatischer Datenübernahme und der Bearbeitung in einem einzigen System sparen Sie auch noch zusätzlich Zeit und reduzieren Fehler.
