Dokumentenarchivierung

Welche Dokumente sollten Sie in einem DMS archivieren?

Erfahren Sie die Vorteile der DMS Archivierung in diesem Blog.

Archivierung von Dokumenten

Welche Dokumente in einem DMS / ECM archiviert werden sollten, hängt natürlich davon ab, welche Dokumente auch in einem Unternehmen vorhanden sind.

Grundsätzlich kann aber zwischen eigenen und externen Dokumenten unterschieden werden.

Eigene Dokumente

Eigene Dokumente sind Belege, die Sie bzw. Anwendungen selbst im Unternehmen erzeugen (z.B. Erstellung einer Rechnung in einer FiBu Software).

Die wichtigsten eigenen Dokumente, die in einem DMS / ECM archiviert werden sollten, sind:

ZRechnungen
ZLieferscheine
ZAngebote
ZAngebotsbestätigungen
ZVerträge
ZHR-Dokumente (Dienstverträge, Lohnzettel …)
ZQS-Dokumente (Materialzeugnisse, Prüfberichte …)
ZProjektunterlagen
ZE-Mails

Externe Dokumente

Externe Dokumente sind Belege, die Ihrem Unternehmen von Dritten zur Verfügung gestellt werden.

Die wichtigsten externen Dokumente, die in einem DMS / ECM archiviert werden sollten:

ZRechnungen
ZE-Rechnungen
ZLieferscheine
ZAngebote
ZAngebotsbestätigungen
ZVerträge
ZQS-Dokumente (Materialzeugnisse, Prüfberichte …)
ZE-Mails

Vorteile der DMS / ECM Archivierung

Wir haben Ihnen die verschiedenen Vorteile einer umfangreichen Dokumentenarchivierung in einem DMS / ECM zusammengefasst:

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Einfache und schnelle Suche von Dokumenten

Wenn Sie Dokumente einheitlich in einem DMS / ECM archivieren, sparen Sie viel Zeit bei der Dokumentensuche.

Mittels einfacher Suche über Indexwerte oder über Volltextsuche finden Sie die Dokumente ohne Papierordner durchblättern oder sich durch eine Vielzahl an digitalen Ordnern durchklicken zu müssen.

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Digital und von überall

Durch die digitale Ablage von Dokumenten können Sie von überall auf diese Dokumente zugreifen.

Sie sparen sich zusätzlich auch den Lagerplatz für die Ablage der Papierdokumente.

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Zentrale und einheitliche Speicherung von Dokumenten

Mit einem DMS / ECM schaffen Sie eine Vereinheitlichung bei der Ablage von Dokumenten.

Sie beugen so wild gewachsenen Ordnerstrukturen und Inselwissen vor.

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Dokumente gehen nicht mehr verloren

Papierdokumente gehen leider in Unternehmen oft verloren, werden verlegt oder falsch abgelegt. Digitale Dokumente werden versehentlich gelöscht oder unauffindbar abgespeichert.

Aufgrund der zentralen und standardisierten Archivierung in einem DMS / ECM geschieht dies nicht mehr bzw. werden Fehler weitgehend ausgeschlossen.

Versionierung und Dokumentenhistorie

Durch die Möglichkeit, Dokumentenversionen zu erstellen, erhalten Sie eine Dokumentenhistorie. Speziell bei Verträgen kann eine solche Versionierung Sinn machen.

360° Dokumentenüberblick bei Prozessen

Sind viele verschiedene Dokumente zu einem Geschäftsfall in einem DMS / ECM vorhanden, kann ein umfassender Dokumentenüberblick zusammengestellt werden.

Suchen Sie zum Beispiel nach einer bestimmten Angebotsnummer und finden das Angebot, die zugehörende Rechnung, den Lieferschein und eine Reklamations-E-Mail.

So erhalten Sie einen umfassenden Überblick über alle Dokumente, die einen bestimmten Geschäftsfall betreffen.