Sparen Sie Zeit & lassen Sie KI die Arbeit machen
Dokumente erfassen, auslesen & interpretieren
Mit unserer OCR-Softwarelösung lesen Sie Dokumente aus und machen Daten verarbeitbar.
OCR-Datenerfassung
Anwendung & Vorteile
Funktionsweise
Einsatzgebiete & Möglichkeiten
Ausbaustufen
Auslesen, interpretieren, prüfen, nutzen
Anbinden, konfigurieren & automatisch archivieren
Die manuelle Erfassung und Indexierung von Dokumenten ist aufwändig. Speziell wenn viele Informationen des Dokuments für weitere Prozessschritte benötigt werden.
Mit unserer OCR-Softwarelösung lesen Sie Papierdokumente oder digitale Dokumente aus, interpretieren und extrahieren Informationen und nutzen diese für die weitere Verarbeitung.
Vorteile einer Belegverarbeitung mit einer OCR-Softwarelösung
Zeit sparen
Durch die automatische Erfassung und Interpretation von Dokumenten-Informationen sparen Sie Zeit.
Informationen nutzbar machen
Nutzen Sie ausgelesene und interpretierte Dokumenten-Information für weitere automatisierte Verarbeitungsschritte.
Bessere Datenqualität
Mittels integrierter Prüfprozesse und KI-Lernprozesse steigern Sie bei der Indexierung der Dokumente die Datenqualität.
Was ist OCR-Erfassung?
Die Abkürzung OCR steht für Optical Character Recognition (Texterkennung bzw. optische Zeichenerkennung).
Mit unserer OCR-Softwarelösung lesen Sie automatisch Dokumente aus, interpretieren die gewonnenen Informationen und indexieren bzw. archivieren das Dokument im DMS / ECM.
Diese Informationen können für weitere Prozesse (z.B. Workflows) oder in angebundenen Anwendungen verwendet werden.
Für welche Dokumente eignet sich die OCR-Verarbeitung?
Eine OCR-Verarbeitung eignet sich speziell bei Dokumenten, die aufgrund der Grundstruktur ähnlich sind sowie ähnliche Inhalte besitzen.
Dazu zählen:
- Rechnungen
- Lieferscheine
- Angebote
- Auftragsbestätigungen
- …
Wo wird eine OCR-Erfassung angewendet?
Eine OCR-Software wird eingesetzt:
- wenn viele Dokumente gleicher Art (z.B. Eingangsrechnungen) erfasst, archiviert und verarbeitet werden sollen.
- wenn viele Informationen aus Dokumenten ausgelesen und interpretiert werden müssen.
- wenn Informationen für weitere Prozesse (Workflows) oder Anwendungen (Verbuchung von Informationen in Lieferscheinen im Wareneingang) nutzbar sein sollen.
Wie funktioniert die OCR-Softwarelösung?
Dokumente wie beispielsweise gescannte Papierdokumente, PDF-Dateien oder Digitalbilder werden automatisch in bearbeitbare und durchsuchbare Dateien umgewandelt.
Anschließend werden die von Ihnen definierten Indexwerte extrahiert, interpretiert und verarbeitet.
Zur richtigen Interpretation von Dokumenten bzw. Informationen (z.B. ReNr. steht für Rechnungsnummer) stehen bereits vordefinierte Lerndaten zur Verfügung, auf welche die Software automatisch zurückgreift.
Welche Informationen können ausgelesen werden?
Grundsätzlich kann der gesamte Text eines Dokuments ausgelesen werden (Volltextindexierung).
Zur Interpretation und Indexierung eignen sich aber nur vordefinierte Werte wie z.B.:
- Kreditor
- Debitor
- Rechnungsnummer
- Datum
- Angebotsnummer
- etc. …
Lesen Sie das aus, was Sie benötigen
Zwei Ausbaustufen
Unsere OCR-Software teilt sich anhand der Verwendung in 2 Ausbaustufen auf.
Bei der Kopfdatenverarbeitung werden die Kopfdaten eines Dokuments wie z.B.:
der Rechnungskopf (Kreditor, Debitor), das Belegdatum, die Beleg Nummer, etc. mittels OCR ausgelesen und verarbeitet.
Es erfolgen Prüfungen der gewonnenen Informationen gegen bestehende Informationsquellen (ERP...).
Verwendung:
Sollen Dokumente einfach indexiert und archiviert werden, ist die Kopfdatenverarbeitung ausreichend.
Auch einfache automatisierte Workflows lassen sich im Anschluss mit den gewonnenen Informationen gestalten.
Stop searching,
start working!
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Selbstlernende Software
Unsere OCR-Softwarelösung ist eine selbstlernende (auf Basis von AI) Anwendung, die aufgrund der Nutzung immer besser wird. Werden Informationen nicht richtig erkannt oder interpretiert, erfolgt eine Nachbearbeitung durch einen Verifier.
Durch die manuelle Datenübernahme mittels Mausklick erfolgt im Hintergrund über den integrierten Lernalgorithmus eine Systemoptimierung ohne zusätzlichen Aufwand.
Die Software „merkt bzw. lernt“ bestimmte Dokumentenlayouts und dokumenten- sowie kundenspezifische Informationen und berücksichtigt diese bei der Bearbeitung der folgenden Belege.
Prüfungen durch einen Verifier
Nicht erkannte oder nicht eindeutig interpretierbare Informationen werden durch einen Verifier manuell verifiziert.
Die zu überprüfenden Werte werden farblich markiert und können mittels Eingabe an der Tastatur oder mit einem Mausklick auf die entsprechende Belegposition mit der richtigen Information übernommen werden.
Software, die mitdenkt
Abgleiche und Logikprüfungen
Mit unserer OCR-Software führen wir nach dem Ausleseprozess automatisierte Prüfungen der gewonnenen Informationen durch. Dabei können die gewonnenen Informationen mit Daten aus anderen Systemen abgeglichen (z.B. Debitorenstamm) werden. Durch diese Abgleiche werden die extrahierten Daten zusätzlich validiert und auf Fehler oder mögliche notwendige Anpassungen der Stammdaten überprüft.
Auch werden verschiedene Summen-, Logik-, steuergesetzliche Prüfungen (wenn aktiviert) durchgeführt. So prüft die Software z.B.: die Summen von Positionen, die korrekte Berechnung von Steuersätzen oder das Vorhandensein der UID-Nummer für die Umsatzsteuerkonformität eines Belegs. Fehler oder Unstimmigkeiten werden im Anschluss bei einer manuellen Überprüfung direkt angezeigt und können bearbeitet werden.
Beispielprüfungen
anhand der Prüfung einer Eingangsrechnung:
Stammdaten
Haben sich die Stammdaten eines Kreditors auf einer Rechnung im Vergleich zu den vorhandenen Systemdaten verändert?
Summenprüfung
Stimmen die angeführten Summen auf einer Rechnung?
Bestelldaten vorhanden
Liegt zu einer Rechnung eine Bestellung mit entsprechenden Positionen vor?
Steuersätze & Rabatte
Wurden Steuersätze & Rabatte korrekt berechnet und berücksichtigt?
Steuerliche Gültigkeit
Sind alle steuerlich verpflichtende Merkmale auf der Rechnung angeführt?
